Ulkoasiainhallinnon sillanrakentajat - virkamiehet kansainvälisessä virkamiesvaihdossa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoitus oli tutkia, miten Suomen ulkoasiainhallinnossa toteutetaan kansainvälistä virkamiesvaihtoa. Tavoitteena oli selvittää, miten kansainvälinen virkamiesvaihto hyödyttää ulkoasiainhallintoa lähettävänä organisaationa ja sen virkamiesvaihtoon lähetettyjä virkamiehiä. Osatavoitteena oli selvittää, miten ulkoasiainhallinnon toteuttamaa pohjoismaista yhteistyötä olisi mahdollista edistää virkamiesvaihdon avulla. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Suomen ulkoasiainhallinnon henkilöstösuunnitteluyksikkö.

Teoreettisessa osuudessa käsiteltiin Suomen ulkoasiainhallintoa organisaationa, hallinnonalan virkamiesuria ja suunnitelmallista tehtäväkiertoa. Teoreettisessa osuudessa käsiteltiin myös käsitteinä kansainvälistä ja pohjoismaista virkamiesvaihto-ohjelmaa sekä ulkoasiainhallinnon toteuttamaa kahdenvälisiin sopimuksiin perustuvaa kansainvälistä virkamiesvaihtoa. Tietoperustana käytettiin asiantuntijoiden henkilökohtaisia tiedonantoja, aihepiirin aikaisempia tutkimuksia sekä muita suomen- ja ulkomaankielisiä lähteitä.

Empiriaosuudessa selvitettiin Suomen ulkoasiainhallinnon virkamiesten kokemuksia heidän virkamiesvaihdoistaan. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena käyttäen puolistrukturoitua e-lomakekyselyä, johon osallistui 13 ulkoasiainhallinnon virkamiestä. Kyselyn teemoina olivat virkamiesten taustatiedot, Suomen ulkoasiainhallinnon organisaatio ja kansainvälinen virkamiesvaihto. Kolmannen teemaosion kysymysten kautta saavutettiin tutkimuksen kannalta tärkeimpiä tuloksia.

Tutkimuksen tuloksena saatiin tietoa kansainvälisen virkamiesvaihdon tuottamista hyödyistä niin Suomen ulkoasiainhallinnolle kuin sen virkamiehille. Tulosten perusteella todettiin, että kansainvälinen virkamiesvaihto vahvistaa erityisesti virkamiesten verkostoitumista ja organisaation yhteistyön kehittymistä kahden maan välillä. Suomen ulkoasiainhallinnon virkamiehet vaikuttivat olevan kiinnostuneita pohjoismaisesta virkamiesvaihdosta ja myös pohjoismaisen yhteistyön tiivistämisestä. Empiriaosuudessa paljastui myös se, että Suomen ulkoasiainhallinnon tehtäväkierto- ja virkamiesvaihtokäytänteitä toivottiin kehitettävän. Jatkotutkimuksen aiheena esitetään muun muassa mentorointitarpeen kartoitusta Suomen ulkoasiainhallinnon kan-sainväliseen virkamiesvaihtoon liittyen.

The purpose of the present thesis was to examine how international exchange of civil servants is carried out in the Finnish Foreign Service. Another goal was to identify how the exchange of civil servants benefits both the organization and the civil servants. The aim was also to find out how international exchange of civil servants could promote the Nordic cooperation of the Foreign Service. The thesis was com-missioned by the Personnel Planning Unit for the Finnish Foreign Affairs.

The topics discussed in the theoretical part of the thesis include Finnish Foreign Service as an organization and both its civil servant careers and systematic job rotation. The concepts of both international and Nordic exchange programs of civil servants as well as the exchange carried by the Finnish Foreign Service in the framework of bilateral relationships were also examined in this part. The infor-mation basis for this part consisted of the experts' personal notices, earlier studies of the subject matter, and Finnish and foreign language sources.

The empirical part of this thesis examined the Finnish Foreign Service civil servants’ experience of their exchange. The study was carried out as a qualitative study by using a semi-structured questionnaire which was participated by 13 Foreign Service civil servants. The questionnaire included questions about the civil servants' background information, organization of the Finnish Foreign Service and international exchange of civil servants. The most important results were obtained through the questions under the third theme.

The study resulted in information about the benefits of the international exchange both to the civil servants and the Finnish Foreign Service. Based on the results, it was concluded in particular that the civil servant exchange strengthens networking among the civil servants and the cooperation within the organization between the two countries. Furthermore, the results show that there is an interest among the Finnish Foreign Service’s civil servants in the Nordic exchange of civil servants. In addition, the respondents hoped that the job circulation practise and the civil servant exchange would be further developed. Among others the need of mentoring related to the international civil servant exchange of Finnish Foreign Service is proposed as the subject of a further study.