Toimittajayhteistyön kehittäminen tilaus-toimitusprosessissa

Abstract

Yritys ja sen toimittajat toimivat yhteisessä tilaus-toimitusketjussa. Yrityksetkään eivät siis kilpaile pelkästään keskenään vaan myös muiden tilaus-toimitusketjujen kanssa. Siten toimittajayhteistyön kehittäminen on yrityksille tärkeää. Se onkin opinnäytetyön aihe.

Toimeksiantajan ja sen toimittajien välistä yhteistyötä tilaus-toimitusprosessissa arvioitiin toimittajille kohdistettujen tyytyväisyyskyselyjen ja haastatteluiden pohjalta. Tavoitteena oli kuvata yrityksen ja sen toimittajien yhteistyön nykytila tilaus-toimitusprosessissa. Myös eroja yrityksen ja sen toimittajien muiden asiakkaiden välillä tuli etsiä. Tarkoituksena oli lisäksi esittää yritykselle kehitysehdotuksia sen toimittajayhteistyön kehittämiseksi. Vastausten ja haastattelujen perusteella yritys suoriutuu hyvin toimittajayhteistyöstään. Erityisesti sen tilauslomake, tukidokumentit ja viestintä tilaustenkäsittelyssä saivat positiivista palautetta toimittajilta. Kehitettävää nähtiin muun muassa tilausten reklamointikuvauksissa, reklamointien käsittelyssä ja ostolaskujen reklamoinnissa. Lisäksi toimittajat kokivat ongelmallisena, että yritys ei lähetä toimituksistaan tilausvahvistusta. Myös se nähtiin ongelmana, että yrityksen tilausten tukidokumentit ovat tilausvaiheessa usein vielä keskeneräisiä. Se ja monet muut esiin tulleet ongelmat toimittajayhteistyössä liittyvät siihen, että yritys ostaa tuotteita pääosin vain erilaisiin projekteihin, jolloin sen tilaaminen on epätasaista ja yhteistyötavat eri toimittajien välillä vaihtelevat.

Yritykselle laadittiin kehitysehdotuksia sen toimittajien esiintuomien puutteiden korjaamiseksi. Niissä huomioitiin sekä laajaa kannatusta saaneet näkemykset että yksittäisten toimittajien kokemat ongelmat yrityksen kanssa.

A company and its suppliers cooperate in order-delivery process. Companies do not just compete against each other but also against other order-delivery chains. Thus, developing supplier cooperation is vital for companies. It is also the subject of this thesis.

Cooperation in the order-delivery process between the case company and its suppliers was evaluated using a supplier satisfaction survey and interviewing the suppliers. The objective was to evaluate the company’s present performance in the cooperation with its suppliers in the order-delivery process. In addition, differences between the company and the clients of the suppliers were studied. Additionally, the aim was to give the company suggestions on how to improve its supplier cooperation.

According to the survey responses and the interviews, the company performs well in supplier cooperation in the order-delivery process. Its order form, support documents and communication in particular were praised by the suppliers. The suppliers thought that there is room for improvement in claim descriptions, handling the claims, and claiming of the invoices. In addition, the suppliers criticized that the company does not send order confirmations of its deliveries. Moreover, the fact that support documents are regularly unfinished during the order process was seen problematic. That and many other issues encountered are due to the company mainly purchasing items for specific projects. For that reason, the order flow is unstable and there are many different practices with the suppliers.

The improvement suggestions were designed to eliminate the shortcomings indentified by the suppliers. Both the broadly supported views and the problems experienced by only individual suppliers were considered.