Keskitetyn asiakasrekisterijärjestelmän hankinta

Abstract

EU:n uudistettu tietosuoja-asetus asettaa tietyt vaatimukset henkilötietojen käsittelylle, joihin yritykset pystyvät vastaamaan oikeanlaisella järjestelmähankinnalla. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli löytää järjestelmäratkaisu keskitetylle asiakasrekisterien hallinnalle. Työssä tarkasteltiin eri tietojärjestelmätoimittajien tarjoamia ratkaisuja ja näitä vertailtiin keskenään. Opinnäytetyö saatiin toimeksiantona asiakasyritykseltä, joka halusi parantaa tapoja joilla se käsittelee asiakasrekisterejään. Kyseessä on konserni, jonka liiketoiminta on jaettu useampaan yksikköön. Yritys halusi hankkia tietojärjestelmän, jonka avulla se pystyisi keskitetysti hallitsemaan olemassa olevia kuluttajarekisterejään. Näin yritys pystyisi jatkossa vastaamaan paremmin uuden EU:n tietosuoja-asetuksen asettamiin vaatimuksiin.

Työn teoriaosuudessa käsiteltiin lyhyesti asiakasrekistereitä ja niihin liittyvää lainsäädäntöä, käytiin läpi tietojärjestelmien hankintaprosessin vaiheet sekä laadittiin järjestelmän vaatimusmäärittely. Lähdemateriaalina toimi alan kirjallisuuden ja artikkeleiden lisäksi myös Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus vuodelta 2016 sekä asiakasyrityksen, ja sitä konsultoivien yritysten kanssa käydyt keskustelut. Empiirisessä osuudessa kartoitettiin eri järjestelmätoimittajien tarjoamat ratkaisut keskitetyn asiakasrekisterin hallinnalle. Kunkin järjestelmätoimittajan kanssa järjestettiin tapaamiset, jossa heille esiteltiin laadittu vaatimusmäärittely sekä pyydettiin ratkaisua asiakasyrityksen esittämään ongelmaan. Tämän jälkeen tarjottuja järjestelmäratkaisuja vertailtiin keskenään.

Lopuksi käytiin läpi, minkä toimittajan ratkaisu vastasi parhaiten asetettuihin vaatimuksiin ja tehtiin päätös järjestelmätoimittajan ja tämän tarjoaman ratkaisun suhteen. Mikäli yritys päätyy tämän työn pohjalta kyseisen järjestelmän hankkimaan, niin se pystyy paremmin vastaamaan EU:n tietosuoja-asetuksen tuomiin muutoksiin.

The recent general data protection regulation by the European union sets new requirements on how companies should handle their customer data. The objective of this thesis was to procure a software solution for centralized customer register management. The goal was to fulfill these needs with the aid of a software solution. Different software companies were surveyed and asked to propose a solution for this problem. The client company which assigned the thesis wanted to improve the management of its customer registers. The client company is an enterprise which is divided into multiple business units.

The company aimed to find a proper software solution which can be used to manage its existing customer registers through a single channel. By doing this, it can fulfill the needs set by the general data protection regulation of the European Union.

The theory part of this thesis will define the basic aspects of customer registers and the procurement process of software solutions, including business requirements analysis. Source materials will be based on the existing literature of customer registers, business software solutions, the general data protection regulation of the European Union, conducted interviews and meetings with members of the client company and its consulting partners.

The purpose of the empirical part is to survey solutions provided by different software providers in order to manage the company’s existing customer registers. Interviews and meetings were conducted with each provider and their proposed solutions will be compared to the business requirements which are presented in the theory part of this thesis.

After this, a conclusion was made on which software solution would be the best for the client company’s needs and would best help it in managing its customer registers.