Hankintaprosessin ja hankintaorganisaation kehittäminen

Abstract

Kohdeyrityksen liiketoiminta on kasvanut nopeasti, joka on korostanut hankintojen merkitystä kohdeyrityksessä. Nykyistä hankintaprosessia ei koeta riittävän hyvin toimivaksi, eikä toimittajayhteistyötä pystytä kehittämään tarpeeksi. Tavoitteena oli paikallistaa nykyisen prosessin ongelmat ja löytää näihin ongelmiin käytännön kehittämisehdotuksia.

Opinnäytetyö tulee toimimaan ohjeistuksena hankintaprosessia kehitettäessä. Nykyisiä menetelmiä ja hankintaprosessia tutkittiin prosessin mallinnuksen avulla, tekemällä nykyisestä hankintaprosessista työnkulku–vuokaavion ja analysoimalla prosessin vaiheita. Lisäksi tutkittiin kohdeyrityksen vuoden 2015 hankintoja, joista oli kerätty tietoja yrityksessä käytössä olevasta toiminnanohjausjärjestelmästä. Tätä kerättyä tietoa analysoitiin ja sitä käytettiin myös lähtökohtana käytännön kehittämisehdotuksien suunnittelussa. Teoria pohjautuu kirjalliseen aineistoon.

Tuloksena havaittiin, että nykyistä hankintaprosessia voisi kehittää tehtävien uudelleenorganisoinnilla ja jakamisella organisaation sisällä. Myös toimittajayhteistyötä voisi parantaa siten, että hankintojen strategiseen suunnitteluun saataisiin vapautettua enemmän hankintojen resursseja. Havaittiin myös, että mikäli tiedonkulkua parannetaan ja hankinta saa tiedon uusista tarpeista aikaisemmin, parannetaan ostotilausten toimitusvarmuutta ja asiakkaan tilausten toimitusaikatauluissa pysymistä, sekä parannetaan koko yrityksen tulosta. Tutkimuksen perusteella kohdeyrityksen tulee arvioida nykyisten hankintaresurssien riittävyys tarkkaan ja pohtia sen mukaan mahdollisten jatkotoimien tekeminen.

The commissioner`s business has grown fast, which has made sourcing very important for the target company. The board of the company has expressed a feeling, that they did not have enough strength in their sourcing processes. The main goal for the thesis was to find the main problems in the company`s sourcing processes and find useful solutions to these problems.

The thesis will be used as a guideline for the company`s sourcing development process. The sourcing processes and procedures were examined by the way of process chart. The existing process was examined by making a work process chart of the sourcing process, and analysing steps of the process. Target company`s purchases from the year 2015 were investigated additionally. Information was collected from company`s ERP – system (Enterprise Resource Planning). Collected data was analysed and used as a main base for improvement developing. Theory of this thesis was based on internet sources and written material.

The outcome of the thesis was that the existing sourcing process can be developed by reorganizing the tasks in the sourcing organization. Vendor management can be improved by releasing more resources to strategic sourcing. Also came to the conclusion that if the company improve communication between different departments, and the sourcing department get information of the new material demands earlier, then reliability of purchasing orders and customer deliveries be improved.

This will also improve business the result of the company. Outcome was that the target company should revaluate sufficiency of existing sourcing organization and must think what to do for that in the future.