Toiminnanohjausjärjestelmän päivityksen vaiheet : case: Pernod Ricard Finland Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö tutkii ERP-järjestelmän käyttöönoton vaiheita Pernod Ricard Finland Oy:ssä. Tämän opinnäytetyön Case-yritys Pernod Ricard Finland Oy vaihtoi toiminnanohjausjärjestelmänsä BaaNista Microsoft Dynamics NAV:iin 2016-2017 aikana. Syy toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoon oli Pernod Ricardin Finland Oy:n strateginen tahtotila. Opinnäytetyötä kirjoitettiin harjoittelun ohella ja harjoittelun perimmäisin tarkoitus oli tuottaa ohjeet Microsoft NAV -järjestelmän käyttöön tuotannossa ja antaa parannusehdotuksia. Käyttöohjeita käytettäisiin jatkossa mahdollisissa ongelmatilanteissa sekä uusien työntekijöiden koulutuksessa. Opinnäytetyön kirjoittaminen harjoittelun ohella tuki myös ohjeiden laadintaa ja tätä kautta hyöty välittyi myös case-yritykselle.

Toiminnanohjausjärjestelmän päivitys on koko järjestelmien olemassaolon aikana ollut monimutkainen projekti ja tämä tuli hyvin esille Pernod Ricard Finland Oy:ssä. Nämä hienot ja edistyneet järjestelmät sisältävät niin paljon dataa ja toimintoja sisällään, joten kaiken potentiaalin vapauttaminen vaatii paljon manuaalista työtä ohjelmiston toimittajilta ja paljon testausta järjestelmän lopullisilta käyttäjiltä Vaikka järjestelmän päivitystä varten tehdään kattavia tutkimuksia ja selvityksiä, niin aikataulut pitävät harvoin paikkaansa. Ongelmat Pernod Ricard Finland Oy:ssä johtuivat suurimmaksi osaksi vielä räätälöimättömässä muodossaan olevasta järjestelmästä, joka ei antanut tehdä harjoituksia sillä tavalla, kuin olisi haluttu. Järjestelmän opettaminen henkilökunnalle on myös aikaa vievä prosessi.

This thesis examines the implementation phases of the ERP-system in Pernod Ricard Finland Ltd. Pernod Ricard switched the BaaN-system to a modern Microsoft Dynamics NAV. The reason for change was the company’s strategic intent. The thesis was written alongside the internship and the main purpose of internship was to produce a manual for production to the Microsoft NAV-system and provide suggestions for improvement. Writing thesis at the same time with the internship supported creating the instructions to the NAV-system and by this the benefit was also transmitted to the employer. The manuals will be used in future in potential problem situations and in the training of new employees.

During the existence of ERP-systems, the upgrading has been a complicated project and this was well established in Pernod Ricard Finland Ltd. These sophisticated and advanced systems contain a lot of data and functionality, so releasing all potential requires a lot of manual work from software vendors and a lot of testing from the end users of the system. Even though the upgrades and surveys are being made to help upgrading the system, the timetables rarely hold true. Problems with Pernod Ricard Finland Ltd. were largely due to a non-customized system that did not perform the exercises in the way they would have liked. Teaching the system for staff is also a time-consuming process.