Tapahtuman järjestäminen ja osaohjelman koordinointi Taitaja2017 Helsinki -tapahtumaan

Abstract

Tapahtumalla tarkoitetaan ennalta määriteltyyn aikaan tapahtuvaa sosiaalista tilaisuutta, johon osallistuu useampi saman mielenkiinnon jakava henkilö. Tapahtumien elämyksellisyys ja kohtaamiset aiheuttavat parhaassa tapauksessa muutoksen osallistujien ajatuksissa sekä toiminnassa. Tapahtumat ovat ainutkertaisia tilaisuuksia, joiden järjestämiseen liittyy vastuuta ja riskejä. Onnistuessaan tapahtumat ovat erittäin menestyksekkäitä.

Tässä opinnäytetyössä käsitellään tapahtuman järjestämisprosessia ja koordinoidaan Taitaja2017 Helsinki -tapahtuman osaohjelman toteutus Stadin ammattiopistolle. Opinnäytetyö on hyödyksi kaikille, jotka haluavat selkeän ja loogisessa järjestyksessä etenevän työkalun tapahtumien järjestämisen tueksi. Kyseessä on produkti eli toiminnallinen opinnäytetyö, jonka raportointi noudattaa vetoketjumallia. Tämä tarkoittaa sitä, että tapahtuman järjestämisen teoria ja käytäntö Taitaja2017 Helsinki -tapahtuman kohdalla etenevät työssä rinnakkain. Opinnäytetyöprosessi alkoi aihesuunnitelmalla helmikuussa, toimeksiannon toiminnallinen osuus kesti maaliskuulta toukokuulle ja työ valmistui elokuussa 2017.

Tapahtuman järjestämisprosessi muodostuu suunnittelu-, toteutus- ja jälkimarkkinointivaiheista. Tapahtuman ideoinnissa ja suunnittelussa hyödynnetään strategisia sekä operatiivisia kysymyksiä, joiden avulla kartoitetaan tapahtuman ideaa ja teemaa. Suunnitteluvaiheessa laaditaan taloudellinen suunnitelma, operatiivinen suunnitelma ja markkinointisuunnitelma. Tapahtuman toteutusta seuraava jälkimarkkinointivaihe sisältää jälkitoimenpiteitä, jotka ovat merkittäviä tapahtumaprosessin kokonaisuuden onnistumisen kannalta.

Taitaja2017 Helsinki -tapahtuman järjestivät yhteistyössä Helsingin kaupunki, Skills Finland ja pääkaupunkiseudun koulutuksenjärjestäjät. Vuosittain järjestettävällä tapahtumalla pyritään kasvattamaan koulutuksen vetovoimaa. Tänä vuonna tapahtuma järjestettiin Helsingin Messukeskuksessa 15.-18.5.2017. Kyseessä oli Suomen suurin ammattitaidon tapahtuma, jonne osallistui 99 180 kävijää. Tapahtumassa nuoret kilpailivat ammattitaidon Suomen mestaruudesta. Lajikilpailuiden lisäksi tapahtuman oheisohjelmana järjestettiin tapahtumatori nimeltään Senaatintori, jonka ohjelman koordinointi oli vastuullani.

Opinnäytetyön aihe on rajattu tapahtumatorin ohjelman koordinointiin. Tekijä ei osallistunut muulla tavalla Taitaja2017 Helsinki -tapahtuman järjestämiseen. Opinnäytetyön tavoitteena oli koordinoida onnistuneesti ja toimeksiantajan tavoitteiden mukaisesti Senaatintorin toiminta Taitaja2017 Helsinki -tapahtumaan. Lisäksi tekijän henkilökohtaisena tavoitteena oli lisätä tapahtumien järjestämisosaamista. Toimeksiantoon sisältyviä päätehtäviä olivat yhteistyö esiintyjien ja tekniikasta vastaavien henkilöiden kanssa, kolmepäiväisen ohjelman aikatauluttaminen, juontajien rekrytointi sekä Senaatintorin vastuuhenkilönä toimiminen tapahtuman aikana. Tapahtumatorin toteutus onnistui erinomaisesti ja opinnäytetyölle asetetut tavoitteet saavutettiin toimeksiantajan, tapahtuman yleisön ja työn tekijän näkökulmista.