Palkanlaskenta - yrityksen sisäinen vai ulkoistettu toiminto : Toyota Tammer-Auto

Abstract

Opinnäytetyö on toteutettu Toyota Tammer-Auton toimeksiannon pohjalta. Työn tavoitteena ja tarkoituksena oli kartoittaa kyseisen yrityksen palkanlaskennan tila tulevaa muutosta varten. Aihe oli hyvin ajankohtainen, sillä yrityksen palkanlaskija on jäämässä eläkkeelle ja sitä ennen tulisi tehdä päätös uuden henkilön palkkaamisen ja ulkoistamisen välillä. Kartoitus toteutettiin haastattelemalla ja perehtymällä palkanlaskijan työhön syvemmin. Tavoitteena oli kartoituksen lisäksi vertailla rekrytoinnin ja ulkoistamisen vaihtoehtoja ja peilata niitä yrityksen toimintaan. Vertailun kautta muodostin myös oman näkemykseni siitä, mitä yrityksen tulisi tehdä.

Työn teoreettinen osuus pohjautuu alan kirjallisuuteen. Opinnäytetyön alussa tarkastellaan palkanlaskentaa osana organisaation hallinnollista kokonaisuutta, jonka jälkeen kartoitetaan palkanlaskijan työtehtävät. Kartoituksen jälkeen työssä vertaillaan teorian kautta rekrytoinnin ja ulkoistamisen vaihtoehtoja ja sitä, kuinka ne osaltaan vaikuttavat kohdeorganisaation toimintaan. Tulososio pohjautuu omiin näkemyksiini siitä, mitä päätöksenteossa tulisi ottaa huomioon ja mikä olisi yrityksen toiminnan kannalta paras vaihtoehto.

Työn tuottamat tulokset osoittivat, että yrityksen palkanlaskijan työnkuva on hyvin laaja ja käsittää palkanlaskennan lisäksi paljon muutakin. Työn pohjalta voidaan todeta, että rekrytointi ja ulkoistaminen sisältävät molemmat paljon mahdollisuuksia ja paljon riskejä. Vertailun ja pohdinnan kautta tulin kuitenkin siihen tulokseen, että uuden henkilön rekrytoiminen on tässä tapauksessa paras vaihtoehto, sillä se tuottaa yritykselle enemmän hyötyä kuin toiminnan ulkoistaminen. Sisäinen palkanlaskenta koetaan yrityksessä tärkeäksi ja se noudattaa myös emoyhtiön tapaa toimia. Uusi henkilö tuo yritykseen uusia näkemyksiä ja mahdollisuuden uudistaa toimintaa. Rekrytoinnin avulla voidaan säilyttää kuitenkin sama toimihenkilöiden kokoonpano, mikä helpottaa sijaisjärjestelyjä. Palkanlaskijan fyysinen läsnäolo yrityksessä helpottaa myös tiedonkulkua sekä viestintää mahdollisissa ongelmatilanteissa. Uuden henkilön rekrytointi vaatii yritykseltä resursseja samalla tavalla kuin mikä tahansa muutos, mutta onnistuessaan tuo yritykseen uusia näkemyksiä ja positiivista muutosta.

The thesis was executed based on a commission assigned by Toyota Tammer-Auto. The target and purpose of the thesis was to survey the state of the company’s payroll computation in face of upcoming changes. The subject was very current, because the payroll clerk is retiring in the near future. Before that, the decision should be made between recruiting and outsourcing. The survey was executed by interviewing and analysing the payroll clerk’s duties. In addition, the goal was to compare recruiting and outsourcing as options and to reflect them to the company’s operations. After the comparison, I made my own opinion about which option the company should choose.

The theoretical part of the thesis is based on the professional literature. The thesis begins with an overview of the payroll computation as part of the organisation’s administration. After that, the payroll clerk’s tasks are analysed. After the analysis, the thesis compares, through the theory, recruiting and outsourcing as options, and their effects on the organisation’s operations. The results are based on my own opinion about what should be considered at the moment of the decision and which one would be the best option for the company.

The results indicated that the job description of the payroll clerk is very vast and that it includes much more than only payroll computation. After the study, it can be stated that recruiting and outsourcing both contain many opportunities and risks. After the comparison and consideration, I ended up with the conclusion that recruiting would be the best option in this case, because it would benefit the company more than outsourcing. Keeping payroll computation inside the company is considered to be important, and it also follows the parent company’s policy. A new employee brings in fresh points of view and the opportunity to renew the operations. By recruiting, the office personnel will remain the same, which will make substituting easier. In case of problems or critical situations, the payroll clerk’s physical presence will make communication effortless and faster. Recruiting demands resources of the company the same way as any big change does, but when it is successful, it will bring new points of view and a positive change to the company.