Uuden työympäristön mahdollisuudet ja haasteet

Abstract

Tässä tutkimuksessa selvitettiin vakuutusyhtiön henkilöstön sopeutumista uuteen työympäristöön. Tavoitteena oli selvittää uuden työympäristön suurimmat mahdollisuudet ja haasteet. Tutkimuksen teoriaosassa tarkasteltiin muutoksen vaikutusta henkilöstöön, ilmapiiriin ja jokapäiväisiin työrutiineihin. Lisäksi teoriaosassa käsiteltiin muutoksen taustoja, kokemuksia ja aikaisempia tutkimuksia avokonttoreista. Tavoitteena oli antaa lukijalle käsitys siitä, kuinka paljon uusi työympäristö voi muuttaa työtä ja minkälaisia tuntemuksia henkilöstöllä voi olla muutoksen eri vaiheissa. Johdon rooli muutoksessa on myös aina merkittävä ja tutkimuksessa käsiteltiinkin sitä yhtenä osana muutosprosessia sekä johdon että henkilöstön kannalta. Tutkimusosassa käytettiin sekä avoimia että monivalintakysymyksiä. Ensimmäisessä kyselyssä pyrittiin selvittämään ennakko-odotuksia uudesta työympäristöstä. Kysely tehtiin käyttäen kyselylomaketta, johon henkilöstö vastasi sähköisesti. Toinen ja niin sanottu seurantakysely tehtiin muuton jälkeen, jossa tiedusteltiin muuton onnistumista ja haettiin kehitysehdotuksia jatkoa varten. Laajan kaksiosaisen kyselyn kautta oli mahdollista saada tarpeeksi tietoa uuteen työympäristöön kohdistuvista odotuksista, mahdollisuuksista, haasteista ja ongelmista. Kyselyn kautta saatiin suoraa palautetta onnistumisista sekä kehittämistä vaativista asioista. Tutkimuksessa selvisi, että henkilöstöllä oli ennen muuttoa ennakkoluuloja, mutta he myös odottivat uusiin tiloihin pääsyä. Avokonttori koettiin alkuun sekä haasteeksi että mahdollisuudeksi. Kolme kuukautta muuton jälkeen suurin osa haasteista oli saatu ratkaistua ja mahdollisuudet alkoivat toteutua käytännössä.

This research aims to determine how well personnel cope with a new working environment, based on identifying such an environment’s main opportunities and challenges. The theoretical section examines the effects of change on personnel, the working atmosphere and everyday work, as well as analysing the related background, experiences and prior research on open plan offices. The aim is to give the reader a perspective on how much a new working environment can change the nature of the work itself and on emotional reactions to the various stages of change. Given the significance of the role of management in change, I have considered this role as part of the change process from both the management and employee perspective. The research was based on both open and multiple choice questions. In the first questionnaire, the aim was to identify any prejudices held by employees towards the new working environment. This was achieved using a form which respondents completed and returned by e-mail. The second, so-called follow-up questionnaire was sent after the change of residence, with the aim of identifying the successes associated with the new facilities and gathering new ideas and proposals for further progress. With an extensive inquiry it was possible to gather enough information on the expectations, possibilities, challenges and problems related to the new working areas. I was able to gather direct feedback on the things which had gone well and those that still needed improving. The research revealed that, while personnel harboured prejudices with respect to the new facilities prior to the move, they were also looking forward to being relocated. The open-plan office represented both a challenge and an opportunity for employees. Three months after moving, staff and their superiors had solved most of the challenges, and opportunities were beginning to materialise.