Sosiaalisen median ohjeistus kunnissa

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin sosiaalisen median roolia kuntien viestinnässä. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, millä tavalla eri kuntien sosiaalisen median ohjeet eroavat toisistaan ja miten ohjeissa huomioitiin voimassa oleva lainsäädäntö. Lisäksi selvitettiin työntekijän ja työnantajan oikeuksia ja velvollisuuksia lainsäädännön näkökulmasta työskenneltäessä sosiaalisessa mediassa.

Tutkimuksen teoriaosuudessa tarkasteltiin sosiaalista mediaa yleisellä tasolla sekä sosiaalisen median roolia kuntaviestinnässä. Samassa yhteydessä tutkittiin sitä, miten kunnat hyödyntävät sosiaalista mediaa viestinnässään ja mitä sosiaalisen median kanavia kunnat käyttävät. Lainsäädännön osalta selvitettiin keskeiset sosiaalista mediaa koskevat säädökset perustuslaista aina kunta- ja rikoslakiin asti.

Tutkimuksen empiriaosuudessa analysoitiin kahdeksan eri kunnan sosiaalisen median ohjeita ja niiden sisältöjä. Tarkastelun jälkeen selvitettiin eri ohjeiden välisiä yhtäläisyyksiä ja eroavaisuuksia sekä eri ohjeista löytyviä hyviä piirteitä. Lopuksi pohdittiin sitä, millaisia asioita hyvän sosiaalisen median ohjeen tulisi sisältää ja onko mahdollista luoda sellaista sosiaalisen median ohjeistuksen runkoa, jota voisi hyödyntää myös muiden kuntien ja organisaatioiden ohjeistuksissa. Ohjeistuksista pyrittiin löytämään sellaiset asiat, joita organisaatioiden olisi syytä sisällyttää sosiaalisen median ohjeeseensa.

Tutkimuksen tulosten perusteella voidaan todeta, että eri kuntien sosiaalisen median ohjeet eroavat toisistaan varsin paljon niin asiakokonaisuuksiltaan kuin yksityiskohdil-taankin. Osa ohjeista on useiden sivujen mittaisia, hyvin laajoja ja yksityiskohtaisia, kun taas toiset ovat parin sivun mittaisia netiketti-tyyppisiä ratkaisuja. Lainsäädäntö oli huomioitu hyvin tarkasteltavana olleissa ohjeissa. Ohjeissa oli myös kiinnitetty huomiota työntekijän ja työnantajan oikeuksiin, velvollisuuksiin ja vastuisiin.

Opinnäytetyö osoittaa, että ottaen huomioon organisaatioiden erilaisuuden, niiden toimintatapojen ja eri toimialojen toimimisen sosiaalisessa mediassa, on miltei mahdotonta tehdä sellaista yleispätevää sosiaalisen median ohjetta, joka toimisi kaikissa organisaatioissa. Sitä vastoin voidaan kuitenkin luoda sosiaalisen median ohjeistuksen runko, johon on koottu kaikki sellaiset oleelliset asiat, jotka sopivat ja jotka pitäisi sisällyttää jokaisen organisaation ohjeeseen. Tämän opinnäytetyön tuloksena syntynyttä sosiaalisen median ohjeistuksen runkoa voivat hyödyntää kaikki kuntaorganisaatiot lisäämällä omaan ohjeeseensa organisaation erityispiirteisiin liittyviä asioita.

This thesis investigated the role of social media in municipal communications. The objective of my study was to find out how the social media guidelines differ in different municipalities and how the current legislation was taken into account in their guidelines. In addition, the rights and obligations of the employee and employer when using social media were explained from a legal point of view.

The theoretical part of the thesis explored social media at a general level and the role of social media in municipal communications. How municipalities utilize social media in their communications and which social media channels municipalities use was examined at the same time. The legislation regarding the essential social media statutes was explained using the Constitution of Finland as well as the municipal and criminal law.

In the empirical part of the thesis, the social media guidelines and their contents in eight different municipalities were analyzed. After the examination, the similarities and differences between the various instructions were explained, and the good features which were found in the various instructions were also studied. Finally it was considered what kind of issues should be included in a good social media guideline and whether it is possible or not to create a framework for social media guidance, which other municipalities and organizations could also utilize in their instructions. I tried to find the things in the guidelines that organizations should include in their social media guidelines.

Based on the results of the research, it can be stated that the social media guidelines of municipalities differ a lot from both their contents and details. Some of the instructions contain many pages, they are very extensive and detailed, while others have only a couple of pages and are more like netiquette-type solutions. The legislation had been taken into account well in all the examined guidelines. Attention had also been paid to the rights, loyalties and responsibilities of the employee and employer in the instructions.

The thesis demonstrates that, when taken into account the difference between organizations, their practices and the different ways of action when using social media, it is almost impossible to make such a universal social media guideline that will work in all kinds of organizations. On the other hand, it is possible to create a social media guidance framework that contains all the relevant facts that are appropriate and that should be included in the guidance of each organization. The social media guidance framework resulting from this thesis can be used by all municipal organizations so that they add the specific issues related to the organization into their own guidelines.