Pilvipalvelu Xeron käyttöönotto pienyritykselle

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli tutkia taloushallinnon pilvipalvelujen käyttöä yrityksissä ja miten pilvipalvelu Xeron käyttöönotto sujuisi käytännössä. Tutkimuksen tavoitteena oli määritellä, miten Xero-palvelun käyttöönotto toimisi askel askeleelta ja selvittää, onko Xero kustannustehokkaampi ratkaisu kuin tämänhetkinen ulkoistettu palvelu tilitoimistolta. Lisäksi tarkasteltiin, mitä ongelmakohtia ja hyötyjä ohjelman käytössä oli havaittavissa lyhyellä aikavälillä sekä ohjelman englanninkielisyyden aiheuttamia vaikutuksia.

Tutkimuksen teoreettisessa osuudessa käsiteltiin taloushallintoa ja sen sähköistymistä. Teoriaosio myös käsitti olennaisen kirjanpitolainsäädännön vaikutukset sähköiseen taloushallintoon ja eri järjestelmien valintamahdollisuudet. Teoriaosuuden lähdemateriaaleihin kuuluu digitaalisen alan ammattikirjallisuutta, lehtiartikkeleita, verkkosivuja ja laskentatoimen kirjallisuutta.

Empiirisessä osiossa esiteltiin pilvipalvelun käyttöönottoprosessi askeleittain. Samalla viitattiin yrityksen kirjanpidon eri päivittäisiin prosesseihin, jotka esiteltiin teoriaosuudessa. Teoreettisen tutkimuksen ja empiirisen osion perusteella esitettiin, mitä ongelmakohtia ja hyötyjä käyttöönotto tuo esiin. Pilvipalvelun käyttöönottoa havainnollistettiin kuvin. Tutkimuksen tuloksena saatiin tietoa pilvipalvelu Xeroon siirtymisestä sen nykyisessä muodossa ja mitä potentiaalisia ongelmia ja hyötyjä se toisi mukanaan käytännössä. Tuloksesta laadittiin myös SWOT-analyysi. Tutkimuksen pohjalta kävi ilmi, että nykyisessä muodossaan Xeron hyöty on marginaalinen, ja case-yritykselle on kannattavampaa jatkaa ulkoistetun palvelun myötä.

The subject of this thesis was to investigate the use of cloud based accounting systems in businesses and how the adoption of Xero would work in practice. The goals of the research were to determine a step by step commissioning report of Xero; to find out whether Xero is more cost efficient than the current outsourced accounting service; to track the possible problems and benefits that emerge from the use in the short term and to determine whether the English language user interface would cause specific problems.

The theoretical portion of the research dealt with financial administration and the transitioning to digital systems. Theoretical section of the research also consisted of discussion relating to the relevant legislation pertaining to bookkeeping, its effects on the digital financial management and the possibilities regarding the choice of a system. Source materials were comprised of professional literature on matters digital and accounting, also various articles and web pages were used.

The empirical section comprised of the collected and categorised commissioning data for the cloud service. At the same time, the section refers to the daily accounting processes of the case business that were outlined in the theory. The problems and benefits brought up by commissioning the cloud system were set in the context of the theoretical research and empirical data. The commissioning was illustrated using screenshot images.

Research resulted in information concerning transferring to the cloud system Xero in its current format and what potential benefits and issues it would bring in practice. Based on the research it became apparent that in its current shape, the benefit of using Xero is marginal and it is more beneficial for the case business to continue with the outsourced service for now.