Lasten -ja nuorten tapahtuman järjestäminen : Case: Puistorieha 5.7.2017

Abstract

Tiivistelmä

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli käydä läpi tapahtuman tuottamista ja kuvata, kuin-ka se konkreettisesti tapahtuu. Opinnäytetyössä käydään läpi tapahtumatuotannon vaiheita. Opinnäytetyön tukena on käytetty kotimaisia sekä ulkomaisia lähdeteoksia. Tämän työn toimeksiantajana toimi Mikkelipuistoyhdistys ry.

Opinnäytetyön teoriaosassa käydään läpi tapahtumatuotannon perusteita, erilaisia tapah-tumalajeja ja tapahtuman toteutusta. Pääsimme kokeilemaan kulttuuritapahtuman toteu-tusta järjestämällä Mikkelipuistossa lasten ja nuorten tapahtuman, nimeltään Puistorieha 2017. Samalla saimme konkreettista kokemusta tapahtuman tuottamisesta. Tapahtuman suunnittelu ja toteutusvaiheessa saimme materiaalia tapahtumatuotannon käsikirjaa varten.

Tutkimuksessa käytimme kvantitatiivista menetelmää. Laadimme kyselyn Mikkelin alueen nuorisotaloille. Kyselyllä kartoitettiin nuorison kiinnostuksen kohteita ja halukkuutta osal-listua ulkoilmatapahtumaan. Kyselystä saaduista ideoista rakennettiin Puistoriehaan nuorisolle ohjelmaa. Käytimme lisäksi havainnointia tapahtumapäivänä kerätäksemme tietoa tapahtuman onnistumisesta, yleisestä ilmapiiristä ja siitä riittäisikö kävijöitä tapahtumaan, jos siitä tulisi jokavuotinen perinne.

Opinnäytetyön liitteeksi kirjoitimme tapahtumatuotannon käsikirjan Mikkelipuistoyhdistyksen hallinnoimaan Mikkelipuistoon, joka sijaitsee Pursialassa. Käsikirjan tarkoitus on olla aloittelijan apuvälineenä tapahtumien tuottamisessa Mikkelipuistossa. Käsikirja on tehty selkolukuiseksi ja siihen on sisällytetty hyödyllisiä linkkejä, sekä huomioita pienistä asioista jotka herkästi unohtuvat tapahtumaa järjestäessä. Käsikirja etenee käytännönläheisesti tapahtuman suunnittelusta loppupalaveriin.

Abstract The purpose of this thesis was to get acquainted with event management and to describe the concrete ways to do it. In this thesis we went through the different stages of event management. We have used both domestic and foreign soures to find information on this matter. The client of this thesis was Mikkelipuisto ry.

In the theory section of this thesis we look through the elementary knowledge of event management, different types of events and the ways to put event theories in practice. We got to try event management in real life as we produced an event for children and teenagers. This event was named Puistorieha 2017. While doing so we gained practical knowledge about event management and producing an event. Through the planning and implementing stages of this event we got plenty of material for our handbook of event management.

We used a quantitave method as our research method as it was the most fitting to our purposes. We compiled a question form which was delivered to three different youth clubs in Mikkeli. The purpose of this survey was to get knowledge about the interests of youngsters and to find out if they were interested in participating in an outdoorevent if one was arranged to them. With the help of these answers we created different programmes for the teenaged visitors of our event. To get information about the successfulness of our event, we created an observation form for ourselves which we filled up during the event. We were interested in whether the event was successful enough to become an annual thing. We also wanted to observe the general ambiance during the event day.

As an appendix to our thesis we wrote a handbook for beginners to help managing an event at Mikkelipuisto. Mikkelipuisto is located in Pursiala area. The handbook is easy to read and it contains helpful links and tips for beginners. We also listed little but meaningful things that one easily forgets during producing an event. The handbook starts with the planning stage and ends with the ending meeting of the event and goes through all the stages in between.