Kassavirtalaskenta kasvavassa ICT-alan yrityksessä

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön toimeksiantajana on ICT-alan yritys, joka haluaa seurata maksuvalmiutensa kehittymistä. Tällä hetkellä yrityksen maksuvalmiutta seurataan tunnusluvulla quick ratio. Tunnusluku lasketaan taseesta ja se kertoo maksuvalmiuden tilan tilinpäätöshetkellä, mutta se ei ennusta maksuvalmiuden kehittymistä tulevaisuudessa. Opinnäytetyön tavoitteena on oppia ymmärtämään toimeksiantajan kassavirtaa ja sen ennustettavuutta. Opinnäytetyössä luodaan yritykselle työkalu, jolla voidaan ennustaa maksuvalmiuden kehittymistä.

Yrityksessä on tehty kassavirran ennustamista vuonna 2014. Ennusteen päivittäminen kuitenkin lopetettiin, sillä se todettiin työlääksi. Kassavirtalaskelma on kuitenkin erittäin hyödyllinen työkalu tilanteessa, jossa yrityksen on tarkoitus kasvaa. Yrityksen kasvun tulee perustua kannattavaan toimintaan maksuvalmiutta vaarantamatta. Yritys pystyy parantamaan maksuvalmiuttaan tehostamalla, kehittämällä ja automatisoimalla prosessejaan: näin henkilöstöresursseja vapautuu manuaalisesta työstä asiakkaiden palveluun.

Opinnäytetyön lopputuloksena on kassavirtalaskentamalli Excelin muodossa. Excelillä voidaan toteuttaa työkaluja, jotka ovat visuaalisia, helppokäyttöisiä ja käytännöllisiä. Kassavirtalaskenta toimii taloushallinnon työkaluna yrityksen maksuvalmiutta ennustettaessa. Kassavirtalaskelma kertoo, mistä kassaanmaksut tulevat ja mihin kassasta-maksut menevät. Kassavirtalaskelma myös kertoo, riittävätkö rahat lyhyen ja pitkän aikavälin taloudellisista velvoitteista selviytymiseen. Kassavirtalaskelma toimii myös johdon työkaluna, sillä se ohjaa tekemään kasvuun liittyviä päätöksiä oikeaan aikaan. Esimerkiksi lisärekrytoinnin vaikutusta voidaan ennakoida kassavirtalaskelmalla.

Opinnäytetyön lähteinä käytettiin aiheeseen liittyvää kirjallisuutta sekä teemahaastatteluja. Kirjallisuuden ja teemahaastatteluiden lisäksi opinnäytetyössä hyödynnettiin yrityksen kirjanpidon aineistoa sekä muuta yrityksen raportointimateriaalia.

Opinnäytetyön lopputuloksena syntyi Excel -malli. Vaikka yrityksessä koetaan kassa-virtalaskenta hyödyllisenä, toteutuivat laskelmalle asetetut tavoitteet helppokäyttöisyydestä, luotettavuudesta ja toimivuudesta ainoastaan osittain, eikä se tule sellaisenaan yrityksessä käyttöön. Kassavirtaennusteesta yritys saisi lisäarvoa, mikäli Excelissä olisi yhdellä välilehdellä ”what if” -skenaariolaskuri. Laskurilla voitaisiin esimerkiksi ennustaa, miten maksuvalmiudelle kävisi, jos henkilöstön määrä kasvaisi neljällä henkilöllä, mutta myynti ei samanaikaisesti kasvaisi. Tätä ”what if” -skenaariolaskuria suosittelen jatko-opinnäytetyön aiheeksi.

The commissioner of this functional thesis was an ICT company that wants to monitor the liquidity development. Now the liquidity is being monitored through Quick Ratio. The key ratio is calculated from the balance sheet and it shows the state of liquidity at the time of closing the books. Quick Ratio does not forecast liquidity progress. The goal of this thesis was to learn to understand the commissioner’s cash flow and its predictability. In this thesis, a tool was created for the commissioner to forecast the liquidity development.

The company has forecast the cash flow in 2014. The forecast updating ended because it was considered consuming too much time. If the company intends to grow, the cash flow statement is a very useful tool. The growth of the company must be based on profitable business without threatening the liquidity. The company can increase the liquidity by enhancing, developing and automatization its processes: this way the human resources are not bound to manual work.

As an outcome of this thesis, a cash flow calculation model was created in the form of Excel, which enables the use of tools that are visual, easy to use and practical. The cash flow statement serves as a financial management tool when forecasting liquidity. The cash flow statement tells where the cash inflow comes from and where the cash outflow goes. The cash flow statement shows if there is enough money to cope with both short-term and long-term financial obligations. The cash flow statement works as a tool to the management because it will guide to make growth-related decisions at the right time. For example, the effects of recruiting can be forecast with the help of cash flow calculation.

The sources used in this thesis were the literature related to the topic and the theme interviews. In addition to the literature and interviews, the company’s accounting and other reporting material was exploited.

The outcome of this thesis is an Excel. Even though the cash flow statement is a useful tool, the goals for the statement were not entirely met. It will not be used as such: the statement will need modification. The company would have added value of the cash flow statement, if there was a sheet in the Excel for “what if” scenario calculations. The calculator could forecast what would happen to the liquidity if e.g., the number of staff would increase by four, but the sales would not grow at the same time. I would recommend this “what if” calculator to be a subject of another thesis.