Kulttuuritapahtuman järjestäminen: USVA / Maiden Voyage

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyö aiheena on kulttuuritapahtuman järjestäminen ja sen markkinointi. Tavoitteena oli järjestää alusta loppuun kokonaan itse tuotettu tapahtuma ja tämä opinnäytetyö toimii ohjeistuksena ja käytännön työkaluna muille vastaavia tapahtumia järjestäville henkilöille. Kulttuuritapahtuman järjestäminen on moniulotteinen projekti, jossa tulee ottaa huomioon erilaisia laajoja kokonaisuuksia. Tässä opinnäytetyössä käsitellään tärkeimpiä asioita tapahtumanjärjestämisen kannalta, minkä kautta työ antaa tapahtumanjärjestäjille valmiudet keskittyä muihin asioihin sekä luoviin ratkaisuihin.

Työn teoriaosuudessa käsitellään tapahtumia, niiden järjestämistä ja niissä huomioon otettavia asioita, viestintää ja markkinointia. Empiirisessä osuudessa kuvataan, miten teoria siirrettiin käytännön toteutukseen tapahtuman järjestämisen eri vaiheissa.

Työ kuvaa kesäkuussa 2017 järjestetyn USVA / Maiden Voyage –tapahtuman suunnittelua ja käytännön toteutusta. Maiden Voyage –tapahtuma oli yhden illan mittainen musiikkitapahtuma, joka järjestettiin ensimmäistä kertaa ja sen paikkana toimi Helsingin Suvilahdessa sijaitseva Magito-studio. Illan aikana tapahtumassa esiintyi 8 DJ:tä ja illan aikana tapahtumassa vieraili reilu sata asiakasta. Opinnäytetyö tehtiin vuoden 2017 kesän ja syksyn aikana opinnäytetyöntekijöiden omasta aloitteesta.

USVA / Maiden Voyage –tapahtuma oli tapahtumana onnistunut ja saavutti sille asetetut tavoitteet. Koko tapahtuman elinkaari, suunnittelusta jälkimarkkinointiin ja päättämiseen asti, on ollut monella tapaa opettava ja antoisa kokemus järjestäjille. Onnistuneen tapahtuman myötä järjestäjät päättivät, että tapahtuma järjestään uudestaan tulevaisuudessa suuremmassa mittakaavassa. Tämä opinnäytetyö toimii viitekehyksenä jatkon tapahtumia suunniteltaessa. Työ kuvaa kaikki tapahtuman järjestämisessä huomioon otettavat asiat ja kertoo käytännön esimerkein, miten ne toteutuivat.