Toiminnanohjausjärjestelmän käytön tehostaminen

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmät (ERP) ovat yleistyneet viime vuosikymmeninä nopeasti, ja ne ovatkin tänä päivänä yksi tärkeimmistä yrityksen johtamistyökaluista. Järjestelmien hankinta sekä käyttöönottoprojektit ovat merkittäviä investointeja yritykselle, joten järjestelmistä pitäisi saada kaikki mahdollinen hyöty, jotta investointi olisi perusteltu. Tutkimuksessa selvitettiin, saadaanko järjestelmän uudelleen koulutuksilla parannettua ja yhdenmukaistettua sen käyttöä tuotantolaitoksessa. Kohdeyrityksessä oli havaittu, että järjestelmää käytetään eri tavoilla yrityksen eri tuotantoyksiköissä. Erilaisista toimintatavoista johtuen yksiköiden toimintaa mittaavien KPI-mittareiden (Key Performance Indicator) tulokset eivät ole vertailukelpoisia keskenään. Yhtiön johto halusi yhdenmukaistaa järjestelmän käyttöä, jotta mittareista saatuja tuloksia voitaisiin vertailla keskenään. Koulutuksia järjestettiin yhteensä 58 kertaa. Koulutukset pidettiin tekemällä harjoituksia (Learning by doing) ja keskustelemalla järjestelmän käytöstä. Koulutuksen tuloksia koottiin haastattelulomakkeilla ennen koulutuksia ja niiden jälkeen ja avainkäyttäjiä haastateltiin koulutusten jälkeen mahdollisista muutoksista järjestelmän käyttöön liittyen. Lisäksi järjestelmästä kerättiin tietoa vikailmoituksista, työpyynnöistä ja työtilauksista. Kohdeyrityksessä toiminnanohjausjärjestelmää ei käytetä yksiköissä yhdenmukaisesti, mutta koulutuksilla on mahdollista yhdenmukaistaa toimintaa. Käytön yhdenmukaisuudella on vaikutuksia muun muassa työnkulkujen läpimenoaikoihin. Merkille pantavaa on, että koulutuksilla on vaikutus työntekijöiden tyytyväisyyteen järjestelmän käyttöön liittyen. Tutkimustulosten mukaan järjestelmän käyttö koettiin miellyttävämmäksi käyttökoulutusten jälkeen.

Enterprise resource planning systems (ERP) have become more and more common in companies during the past few decades. Nowadays they are one of the most important management tools. Implementing the systems are considerable investments for the companies and thus all the available benefits of the systems must be achieved. However, in previous studies, it has been stated, that not all implementation projects are successful. The aim of this study is to investigate whether and how retraining the personnel of the target company can improve the system utilization there. According to the foreknowledge at the target company, the system is used differently resulting distortion in KPI-measurements when comparing plants with each other. The management of corporation wants to uniform system usage in order to gain relevant information for estimating and comparing better different units of the factory with KPI-indicators. Training sessions were organized totally 58 times. Training methods were learning by doing, i.e. exercises for the participants and discussions about the system usage with them. Results of the study were collected with interview forms before and after the trainings and also by interviewing system’s key users after trainings regarding changes with system usage. In addition to those, statistics about failure notifications, work order request and work orders were collected from the system. According to the results of this study, the ERP was not used uniformly. By retraining, the skills of the ERP users can be improved and thus improve the utilization of the system. For instance, lead times of workflows can be improved. One important observation is that retraining improves user satisfaction. The system use was found to be more pleasant after the retraining.