Kieku-tietojärjestelmä Pyhäselän vankilassa : Analyysi käyttöönotosta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää valtion yhteisen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän Kiekun käyttöönottoa ja nykytilaa Pyhäselän vankilassa. Tavoitteena oli löytää kehittämisehdotuksia siitä, kuinka Kiekulle asetetut tavoitteet voitaisiin paremmin saavuttaa. Kokonaistavoitteena Kiekulle on ollut tuottavuuden parantaminen 40 %.

Muutosjohtaminen on tärkeä keino muutoksen läpiviemisessä. Opinnäytetyössä on käsitelty muutosta ja sen hallitsemista, sekä esitetty erilaisia keinoja onnistuneen muutoksen aikaansaamiseksi. Tietojärjestelmien yleistyminen on tuonut tarpeen huomioida käyttäjät uusia järjestelmiä suunniteltaessa. Tässä työssä esitellään käytettävyyttä sekä kerrotaan käyttäjäkeskeisen suunnittelun menetelmistä.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin haastattelututkimusta, koska se on sopiva tapa selvittää mielipiteitä. Pohjana haastattelulle käytettiin puolistrukturoitua haastattelulomaketta. Haastateltavat valittiin eri ammattiryhmien edustajista, että saataisiin mahdollisimman monipuolinen kuva asiasta.

Tutkimuksen tuloksista ilmeni, että kaikki vastaajat pitivät käyttäjäkoulutusta puutteellisena. Olisi toivottu, että koulutukset olisi kohdennettu eri henkilöstöryhmille ja koulutus olisi järjestetty Pyhäselän vankilassa eikä videoyhteyden välityksellä. Ilmeni, että henkilökunta olisi kaivannut demoversiota, jossa käyttöä olisi voinut harjoitella ennen kuin Kieku otettiin käyttöön. Muutosviestintä koettiin lähinnä tiedottamisena, eikä sähköpostia viestintäkanavana pidetty riittävänä. Tärkeimpinä kehityskohteina esille nousi koulutusten järjestäminen sekä työajankohdennuksen selkeyttäminen.

The objective of my thesis was to examine the introduction and present state of the Kieku information system used by the state administration in Pyhäselkä prison. The objective was to find development proposals in how to achieving the goals which had been set for Kieku. The overall goal was to improve productivity by 40 per cent.

Change management is an important method in carrying out change and this thesis dealt with the issue and presented various ways to achieve a successful change. The widespread use of information systems has brought up the need to consider users in designing new systems. This thesis introduced usability and explained user-centered design methods.

An interview was used as a research method because it was a suitable way to find out the opinions. A semi-structured interview form was used as the basis for the interview. The interviewees were selected from various professional groups in order to obtain the most comprehnsive possible picture of the matter.

The results of the study showed that all the interviewees considered the user training unsatisfactory. It was hoped that the training would have focused on different staff groups and would have been arranged on-site in Pyhäselkä prison instead of through video connection. It turned out that the staff would have wanted a demo version in order to be able to practice the actual use before Kieku was introduced. The change communication was mainly found as briefing-like and the email as a communication channel was considered inadequate. The most important targets for development appeared to be the organization of training and clarification of working hours´allocation.