Verkkolaskutuksen,sähköisen ostolaskujen kierrätyksen sekä sähköisen arkistoinnin kehittäminen Case Celermec Oy

Abstract

Celermec Oy on vuonna 1997 perustettu, tällä hetkellä 60 henkilöä työllistävä mekaniikan alihankintayritys. Toimipaikka sijaitsee Sievissä.Myynti keskittyy pääasiassa kotimaahan, mutta vähäisessä määrin myös ulkomaille.

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli helpottaa verkkolaskutuksen, sähköisen ostolaskujen kierrätyksen sekä osto- ja myyntilaskujen sähköisen arkistoinnin mahdollista käyttöönottoa Celermec Oy:ssä. Tavoitteena oli myös antaa tietoa näistä sähköisistä taloushallinnon osa-alueista ja olla päätöksenteon tukena näitä asioita ratkaistaessa.

Tutkimuksen teoriaosa keskittyi selvittämään miten verkkolaskutusprosessi ja sähköinen ostolaskujen kierrätys yleensä toimivat sekä mitä näkökulmia sähköisen arkistoinnin käyttöönotto vaatii ottamaan huomioon. Tutkimuksessa on myös selvitetty mahdollisia hyötyjä ja haittoja mitkä aiheutuvat uusien sähköisten toimintojen käyttöönotosta.

Empiriaosa keskittyi sähköisen taloushallinnon näiden osa-alueiden suunnitteluun mahdollisessa käyttöönotossa. Omat havaintoni ja pitkäaikainen taloushallinnon kokemukseni on otettu huomioon, koska työskentelen Celermec Oy:n taloushallinnossa ja tulen pääasiallisesti osallistumaan näiden toimintojen mahdolliseen käyttöönottoon.Tutkimusta on ohjannut vuonna 2008 Celermec Oy:ssä käyttöönotettu uusi toiminnanohjausjärjestelmä, joka asettaa lähtökohdat sähköisille toiminnoille.

Henkilöstöresurssien rajallisuudesta johtuen on järkevää ottaa verkkolaskutus ja sähköinen ostolaskujen kierrätys käyttöön vähitellen omana projektinaan. Seuraavaksi kehittämislistalle jää muun taloushallinnon sähköistäminen.

Celermec Oy, a sub-contracting company in mechanics, was founded in 1997 and currently employs 60 people. The company is located in Sievi. The sales focus mainly on the domestic market, but they have also some export.

The aim of this study was to facilitate the possible introduction of online invoicing, recycling of electronic purchase invoices and the electronic archiving of purchase and sales invoices in Celermec Oy. The aim was also to provide information about these electronic aspects of financing and to support the decision making on these issues.

The theoretical research focused on investigating how electronic invoicing and recycling of electronic purchase invoices generally operate, and what aspects of the introduction of electronic filing should be taken into account. The study has also investigated the potential benefits and drawbacks caused by the introduction of the new electronic features.

The empirical part of the study focused on planning of these electronic financial aspects in the possible deployment. My observations and long-term financial management experience is taken into account , since I work in Celermec Oy′ s financial management and will mainly participate in the possible adoption of these activities. Research has been directed by a new ERP system that Celermec Oy introduced in 2008 Celermec Ltd, which sets the basis for electronic functions.

Staff resources being limited, it makes sense to take electronic invoicing and recycling of electronic purchase invoices into use as specific projects over time. The next development will be electrification of the rest of the financial management.