Viestintäsuunnitelma budjettivastuullisille esimiehille : Case Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena dokumentoida oli viestintäsuunnitelma budjettivastuullisille esimiehille. Kehittämistehtävänä oli viestinnän vuosisuunnitelman laatiminen, sen dokumentointi ja viestinnän kehittäminen haastattelututkimuksen pohjalta. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Liikenteen turvallisuusvirasto. Liikenteen turvallisuusviraston sisäinen laskenta on viestinyt säännöllisesti sisäisille asiakkaille talouden vuosisuunnittelusta, ja muista toimintayksikköjen talouteen liittyvistä toimenpiteistä, mutta viestinnän käytäntöjä ei ollut aiemmin dokumentoitu. Dokumentoidulla suunnitelmalla haluttiin kehittää viestintää ja lisätä sisäisten asiakkaiden tyytyväisyyttä. Viestintäsuunnitelman kohderyhmänä olivat budjettivastuulliset esimiehet. Sisäisen laskennan viestinnän ja viestintäsuunnitelman taustatueksi tehtiin teemahaastattelut.

Opinnäytetyön tietoperustassa käsitellään sekä viestinnän teoriaa yleisesti, että yhteisöviestinnän, talousviestinnän ja markkinointiviestinnän teoriaa. Tietoperustana ovat myös organisaation sisäiset työohjeet, joita ohjaavat säädökset.

Tutkimusosa toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, teemahaastatteluina viestintäsuunnitelmaa varten. Haastatteluja tehtiin viisi budjettivastuullisille esimiehille. Haastattelujen perusteella voitiin todeta, että haastateltavat olivat enimmäkseen tyytyväisiä sisäisen laskennan viestintään, sekä viestintäkanaviin: sähköpostiin ja intranetiin. Haastatteluista kävi ilmi tarve kehittää toimintaa ottamalla huomioon enemmän toimintayksikköjen tarpeita sekä automatisoimalla talousraportointia, jopa robotiikkaa hyödyntäen.

Empiirisessä osuudessa toteutettiin kirjallinen viestintäsuunnitelma toimeksiantajalle, taulukkomuotoinen vuosittaisten toimenpiteiden talousprosessien ja talouden vuosikello eli talouden viestinnän vuosittainen aikataulu vuodelle 2017. Luvut 3 ja 5 sekä liitteet ovat salaisia.

The purpose of the thesis was to develop a communication plan for a management accounting unit. The task was to develop and to document a yearly plan for communication and carry out theme inter-views for superiors. The thesis was commissioned by Finnish Transport Safety Agency. The manage-ment accounting unit of Finnish Transport Safety Agency has been communicating via mail regularly to its customers, but the process has not been documented. The purpose of the communication plan was to improve the communication with the internal customers and to increase their satisfaction. The target group was the superiors with budget responsibility. Theme interviews were conducted for the background information of the communication plan.

The theoretical part discusses communication in general, organizational communication and marketing communication. The theory also includes the internal working instructions which are ruled by regula-tions.

The study was carried out as a qualitative research using theme interviews for the communication plan. Altogether five superiors with budget responsibility were interviewed. The theme interview results showed that the interviewees were mainly satisfied with the communication of the management ac-counting unit through email and intranet. However, the theme interviews showed that more attention would need to pay to the customer’s needs and economical reporting would need to be automatized more, even utilizing robots.

The communication plan includes written part and an Excel table with the date of actions. In addition, the communication plan includes a timetable for the year 2017. Chapters 3 and 5 as well as annexes of the thesis are secret.