Turun katulupaprosessin kehittäminen

Abstract

Resurssit ovat organisaation toiminnalle elintärkeitä ja sen takia niistä huolehtimisen tulee olla yksi organisaation pääprioriteeteista. Lisäksi lähes kaikki resurssit ovat rajallisia, joten niiden käyttöä, hankintaa ja jalostamista organisaation sisällä tulee suunnitella ja ohjata aktiivisesti. Resurssienhallinnassa johdetaan organisaation prosesseja siten, että edellä mainitut rajoitukset on otettu huomioon.

Tämän työn tavoitteena on tutustua Turun kaupungin katulupaprosessiin ja kehittää sitä sujuvammaksi. Tutkimuksen teoriaosan muodostavat omaisuudenhallinnan ja henkilöstövoimavarojen johtamisen perusteet, katuomaisuuden hallinnan käytännöt sekä henkilöstöjohtamisen erikoistapaukset kunnissa. Omaisuudenhallinnan tavoitteena on määrittää organisaation omistukset ja pyrkiä niiden hyödyntämiseen mahdollisimman tehokkaasti. Katuomaisuuden hallinnan osalta tämä tarkoittaa korjaustoimenpiteiden ajoittamista siten, että korjaaminen on taloudellisesti järkevintä. Henkilöstöhallinnan johtamisessa tärkeintä on varmistaa henkilöstön riittävyys, oikeanlainen osaaminen sekä sen ylläpito. Onnistuneella johtamisella taataan henkilöstön motivaatio, organisaation menestyminen sekä työtulosten korkea taso.

Opinnäytetyön empiirisessä osassa esitetään parannusehdotuksia Turun kaupungin katulupaprosessiin sekä katulupiin liittyviin ohjeistuksiin. Prosessiin tutustutaan valvontayksikön työntekijöiden haastatteluilla sekä käytettäviin ohjelmistoihin perehtymällä. Lisäksi osana työtä tutkitaan muiden kuntien ohjeistuksia, jotta saadaan vertailupohjaa Turun käytäntöjen tilan arviointiin.

Tutkimuksessa havaittiin katulupaprosessin suurimpien ongelmien liittyvän resurssienhallinnan osa-alueista omaisuudenhallintaan ja henkilöstöhallinnan johtamiseen. Työn tuloksena on annettu kehitysehdotuksia katulupaprosessiin sekä sen ohjeistuksiin. Muutosehdotukset perustuvat aikaisempaan tietoperustaan, yksikön työntekijöiden mielipiteisiin sekä yksikössä käytettävien ohjelmistojen mahdollisuuksiin.

Resources are vital for the organizations to function. This is why it is important to take care of them. Almost all resources are limited so organizations must actively plan their purchase, usage and processing to be as efficient as possible. In resource management, processes within the organizations are controlled to make sure these limitations on resources are taken into account.

The objective of this thesis is to discuss the public area permit processes in city of Turku and develop them. In this study, matters related to asset management and human resource management were found to be the most significant problems in the permit processes. These parts of resource management are discussed in this thesis. Asset management tries to determine what the organization owns and how to use them in the most efficient ways. Human resource management takes care that there is enough staff for the organization to work correctly and that they have the competence to do their jobs. With successful human resource management motivation of the workers is kept high and the company will be successful.

In this thesis proposals for improvements for the public permit processes in city of Turku and in their instructions are presented. Processes are studied by interviews of the unit’s workers and by taking a closer view on the software used in the process. In addition to this, instructions of other Finnish cities are studied. In this way comparison to the status of the instructions in Turku is obtained.

In the interviews it was found that the biggest problems in the permit process are related to property management and human resource management. The outcome of the study is proposals on how to develop public area permit process, and suggestions on how the instructions could be edited. The guidelines were created based on previous knowledge, opinions of the unit workers and software used in the process.