Dokumentinhallinnan kartoitus, suunnittelu ja toteutus pienen yrityksen tarpeisiin

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella pienen yrityksen käyttöön sähköinen dokumentinhallintajärjestelmä, jota yrityksellä ei entuudestaan ollut. Tämän lisäksi dokumentteja tarkasteltiin teoreettisesta näkökulmasta nykypäivän digitalisoituneessa maailmassa. Opinnäytetyön toimeksiantaja oli suomalainen Tradexo Tmi, jonka toimenkuvaan kuuluvat erilaiset rakennusalan projektityöt. Tutkimusmenetelminä käytettiin erilaisia kvalitatiivisia menetelmiä, kuten puolistrukturoituja ja avoimia haastatteluja toimeksiantajan kanssa.

Työn tuloksena toimeksiantajan tarpeisiin löytyi sopiva sähköinen dokumentinhallintajärjestelmä. Järjestelmä valittiin toimeksiantajan määrittämät kriteerit ja reunaehdot huomioiden erilaisten järjestelmien joukosta. Valintaprosessissa tutkittiin vaihtoehtoiset järjestelmät kartoittaen jokaisen hyvät ja huonot puolet. Järjestelmän käyttöönottoon liittyviä asioita käsiteltiin teoreettisella ja toteutuksen tasolla työn toteutusvaiheessa.

Työn päämäärä saavutettiin ja järjestelmän käyttöönottamiseen liittyvä selvitystyö ja ohjeistukset järjestelmän käyttöön palvelevat toimeksiantajan tarpeita. Työssä olisi voinut käsitellä tulevaisuuden muutoksia yrityksen laajenemisen näkökulmasta. Tätä ei kuitenkaan koettu tässä vaiheessa vielä toimeksiantajan näkökulmasta tarpeelliseksi, joten sitä sivuttiin vain osittain.

The purpose of this thesis was to examine existing document management systems, to choose one that would match the needs of a small company, and to provide assistance in the practical implementation. The thesis was made for Tradexo Tmi, which had no previous system in place. The basics of document management are discussed here on a general level. The data were analysed qualitatively.

From a variety of different choices, which were all evaluated in the thesis separately, a document management system named Zoho Docs Free was chosen for the company. The system fulfills the preconditions that the company made before the start of the thesis such as budget and usability. Introduction to the system was also established in the thesis. Basics for the implementation of the system were covered and they serve the needs of Tradexo Tmi. Future changes in the company were not covered extensively in the thesis, as the company did not wish to pursue such goals at this stage in development.