Kaupan alan työnantajan työsuhde- ja palkkahallinto-opas : palkanlaskenta ja työnantajavelvoitteet

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda toimeksiantajan Yritys X:n käyttöön työnantajan työsuhde- ja palkkahallinto-opas. Pieni osakeyhtiö toimii muun muassa kaupan alalla, joten yleissitovalla Kaupan alan työehtosopimuksella oli tärkeä rooli oppaan laadinnassa. Oppaassa haluttiin käsiteltävän palkkahallinnon keskeisimpiä asioita nimenomaan työnantajan näkökulmasta. Vaikka toimeksiantaja toimii jo työnantajana, ja taloushallinto, palkkahallinto mukaan lukien on hoidettu yrityksen sisällä, koettiin oppaalle olevan tarvetta erityisesti tulevaisuudessa mahdollisten henkilöstömuutosten takia. Toimeksiantaja totesi myös, että vastaavanlaiselle oppaalle olisi joka tapauksessa käyttöä, vaikka palkkahallinto ulkoistettaisiin.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa on käyty melko kattavasti läpi yrityksen palkanlaskentaa ja työnantajavelvoitteita. Työsuhdeasioita on käyty läpi niiltä osin, miten niiden koettiin olevan toimeksiantajalle hyödyllisiä. Teoriaosuuden sisältö on melko perusteellinen, koska se toimi myös oppaan runkona ja luotettavana teoreettisena perustana.

Toimeksiantaja koki oppaan erittäin selkeäksi, ja löysi siitä paljon Yritys X:lle hyödyllistä tietoa liittyen työntekijän palkkaukseen ja työnantajavelvoitteisiin. Oppaassa on käyty yleisimpiä palkkahallintoon liittyviä asioita Kaupan alan työehtosopimuksen mukaisesti. Käytännönläheisyyttä on tuotu esimerkkitilanteiden avulla. Oppaassa käsitellään muun muassa kiky-sopimuksen myötä 1.1.2017 tullutta muutosta kaupan alan arkipyhäjärjestelmään, jonka tilalle on tullut vuosivapaajärjestelmä. Järjestelmän käyttöönotto on yritysten päätettävissä, mutta jatkossa uudistus on tarkoitus ottaa toimeksiantoyrityksessä käyttöön. Toimeksiantajan arvion mukaan oppaan tavoite on täyttynyt.

Teoriaosuuden ja oppaan sisällön perusteella voidaan todeta, että palkkahallintoprosessiin kuuluu monia vaiheita, joita värittävät erilaiset säännökset ja lait. Tämän lisäksi oman alan työehtosopimus tuo käytäntöön omat erikoisuutensa. Myös yleiset velvollisuudet sitovat työnantajaa. Oppaassa on nidottu nämä asiat yhteen toimeksiantoyritykselle sopivaksi.

Jatkotutkimuksena opasta voisi jatkaa tutkimalla tarkemmin työntekijän velvollisuuksia, ja millaisia mahdollisia vahingonkorvauksia työnantajalla on oikeus periä, missäkin tilanteissa. Toimeksiantajan näkökulmasta oppaassa voitaisiin myös käsitellä Yritys X:n työkäytäntöjä tarkemmin, jolloin tätä osuutta voitaisiin käyttää esimerkiksi työntekijän perehdyttämisessä.

The purpose of the thesis was to create an employer’s employment and payroll management guide for the commissioner’s company X. This small limited company operates in the field of retail trade, so the general Trade Collective Agreement played an important role in the preparation of the guide. The employer’s request was to address the most important points of payroll management, from the employer’s point of view. The commissioner already works as an employer and hence financial management, including payroll administration, is not totally unfamiliar to the company. Nevertheless, the guide would be useful, especially in the future, in case of personnel changes. The company also found that this kind of guide would be valuable even if payroll management would be outsourced in the future.

The theoretical part of the Bachelor’s Thesis focuses on all the most relevant issues related to a company’s payroll and employer obligations. Workplace affairs have been addressed in the way that we consider especially useful for the commissioner. The theoretical part is rather comprehensive in order to create a basis for the guide with trusted sources.

The commissioner found the guide quite clear, containing a lot of useful information on employee pay and employer obligations. Guide’s practical value is enhanced by example workers and example situations. The guide addresses the change from January 1, 2017 to the trade-off system, which has become the annual leave system. It turned out that the commissioner had been totally unaware about this change. This will be corrected in the future by the client company. The commissioner estimated that the guide's goal has been well reached.

Based on the theory and the content of the guide, it can be stated that the payroll process includes many steps with different provisions and laws. In addition to this, the collective agreement in field brings into practice its own specialties. Employers are also bound by general obligations. In the guide, these topics have been compiled to match the commissioner company’s needs.

The guide could be further developed by examining the responsibilities of the employee and what kind of possible damages the employer has the right to charge in which situations. The guide could also address the work practices of company X in more detail, which could be used in employee orientation.