Taloushallinnon ohjelmiston vaihto ja käyttöönotto tilitoimistoympäristössä

Abstract

Opinnäytetyössä käsitellään taloushallinnon ohjelmiston vaihdon sekä käyttöönoton onnistumista tilitoimistossa. Tavoitteena on tutkia ja analysoida ohjelmiston vaihto- ja käyttöönottoprosessia niin, että tutkimustuloksia voidaan jatkossa hyödyntää vastaavanlaisissa vaihdoissa. Tutkinnan kohteena on toimeksiantajan erään toimipisteen pilottiprojekti. Prosessin onnistumisen kartoittaminen mahdollistaa tehokkaampien toimintatapojen ja mahdollisten ongelmakohtien havaitsemisen muiden tilitoimistojen ohjelmiston vaihtojen tueksi.

Teoreettinen viitekehys muodostuu ohjelmistojen käyttöönottoon liittyvistä tutkimuksista saadusta tiedosta. Teoriaosuudessa käsitellään käyttöönoton etenemistä, erilaisia käyttöönoton etenemisen vaihtoehtoja, käyttöönoton onnistumisen kriteerejä sekä yleisiä käyttöönoton riskejä ja haasteita. Teoriaosuudessa hyödynnettiin aikaisempia opinnäytetöitä, joissa on tutkittu tietojärjestelmien ja ohjelmistojen käyttöönottoa.

Empiirisen osan menetelminä käytettiin projektin eri sidosryhmien jäsenten haastatteluja sekä taloushallinnon ohjelmiston koulutuksen analysointia, joka järjestettiin siirtotyöryhmän oppimisen tueksi.

Johtopäätöksenä todettiin, että projekti eteni suunnitellussa aikataulussa, mutta projektin ollessa pitkän aikavälin projekti projektia ei saatettu päätökseen tutkimuksen aikana. Pidemmän tutkimuksen myötä oltaisiin saatu enemmän tietoa projektin onnistumisen tekijöistä ja kehityskohteista. Muutamia käytännön ongelmia ilmeni mm. siirtotyökalu-koulutukseen valmistautumisessa, mutta pääpiirteisesti projekti on ollut onnistunut tutkimuksen päättymiseen asti. Muutosvastarinnan ilmeneminen oli oletettua ja vastarintaa ilmeni myös tässä tutkimuksessa. Muutosvastarinta oli kuitenkin selkeästi vahvempaa alussa ja koulutusten ja ohjelmistoon tutustumisen edetessä vastarinta väheni.

This thesis addresses the question whether the change and implementation of a new accounting software was successful. The goal is to examine and analyse the process of a change between two accounting software during the implementation so the results can be utilised in similar projects in the future. The research subject and data was collected from a pilot project of the mandator. By mapping the success of the process, one will be able to discover more efficient ways to work and find possible complexities in projects, which will be help in future implementation projects within accounting companies.

The theoretical framework of the study is based on information collected in previous studies on software and program implementation. The section on the theoretical background addresses implementation flow and the various choices on how to advance with implementation. Previous studies in this field served as the basis for identifying criteria to be used to carry out a successful project. One of the focal points of this study were the risks and challenges within software implementation.

In the empirical part of the research, the interviews of different interest groups within the mandator were analysed in addition to the analysis of a training session provided to a special group who had been chosen to spearhead the transition.

In conclusion, the project proceeded according to the planned schedule. Because the project is on-going, all the possible data could not be collected about the project’s success. Some practical problems surfaced during the project, which had to do with the preparation for the actual training and implementation of the new accounting software. Still, it’s clear that the project has been successful. Resistant to change was expected based on the previous theoretical research. However, once the program was adopted the training and knowledge of the program increased, the resistance decreased over time.