Sisäisen viestinnän suunnitelma Tampereen Seudun Sotilaskotiyhdistykselle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli Tampereen seudun sotilaskotiyhdistys ry:n sisäisen viestinnän kehittäminen. Viestinnän kehittämiseksi laadittiin kartoitusmateriaalin pohjalta viestintäsuunnitelma kohdeyhdistykselle. Opinnäytetyöprosessi kesti toukokuusta 2017 joulukuuhun 2017.

Raportin teoriaosuudessa käsiteltiin organisaation sisäistä viestintää sekä viestinnän perusteita. Sisäistä viestintää käsiteltiin erityisesti yhdistysnäkökulmasta. Lisäksi teoreettisessa osuudessa esiteltiin käytettyjä toiminta- ja kehitysmenetelmiä. Osuus tukeutui vahvasti alan ammattikirjallisuuteen. Toimintamenetelmänä oli toiminnallinen opinnäytetyöprosessi yhdistettynä tutkimukselliseen kehittämiseen. Tutkimusmenetelmänä oli teemahaastattelu, johon osallistui haastattelijan lisäksi kohdeyhdistyksen sihteeri ja tiedottaja.

Empiirisessä osiossa esiteltiin yhdistyksen viestinnän toimijoita ja sen kanavia. Lisäksi luotiin haastattelusta saadun materiaalin avulla kohdeyhdistykselle sisäisen viestinnän suunnitelma. Suunnitelmassa käsiteltiin viestinnän tehtäviä vastuuhenkilöittäin. Tämän jälkeen esiteltiin kohdeyhdistyksellä käytössä olevia viestinnän kanavia. Viestinnän vastuuhenkilöille esitettiin käytännönläheisiä esimerkkejä kanavien käytöstä. Suunnitelman liitteeksi tehtiin kohdeyhdistykselle viestinnän vuosikello, johon koottiin tärkeimmät tapahtumat ja ajankohdat vuodelta 2018.

Yhdistyksen sisäistä viestintää ei koettu tutkimushetkellä toimivaksi. Haastattelusta saadusta materiaalista saatiin selville kehittämistä kaipaavat sisäisen viestinnän aiheet. Tutkimustuloksista kävi ilmi, ettei sisäisen viestinnän vastuita ole jaettu riittävän selvästi. Opinnäytetyöprojektin toiminnallisessa osuudessa laadittiin yhdistykselle viestintäsuunnitelma, jossa pyrittiin ratkaisemaan kohdeyhdistyksen sisäisen viestinnän ongelmia. Tutkimuksen tuloksena syntyi käytännönläheinen viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelma nojautui vahvasti raportin teoriaosuuteen sekä haastattelumateriaaliin.

The theme of the thesis was to improve the current state of internal communication in Soldiers’ Home Association in Tampere region. In order to do so, I had to create a communication plan for the target association based on the study material. The thesis process took from May to December 2017.

The theoretical part of the report dealt with internal communication and basics of communication. Internal communication was covered especially from an association point of view. In addition, the theoretical part presented the operation and development methods in use. This part was highly supported by professional literature in this field. The method conducted was the operational thesis process together with development by research. The study method was a theme interview, in which, on top of the interviewer, the target association’s secretary and PR-person took part.

The empirical part presented the association’s communicational actors and channels. In addition, a plan for internal communication for the target association was created based on the material from the interviews. The meaning of communication for each person in charge was dealt with in the plan. Thereafter, the communication channels used in the association were introduced. Practical examples of the use of the channels were presented for the people in charge of communication. As a supplement for the plan, a communicational anniversary calendar was made, in which the major events and dates for 2018 were gathered.

While conducting the study, the internal communication of the association was not regarded as functional. The interview material revealed the themes needing development in internal communication. The results showed that the responsibilities for internal communication were not clear enough. In the operational part of the thesis a communication plan was created for the association to solve the problems of internal communication. As a result, a practical communication plan was developed. The plan was strongly based on the theoretical part of the report and on the interview material.