Tiedonhallinnalla tehokkuutta toimintaan : Nykytilanne, dokumenttienhallinta ja ryhmätyöskentely

Abstract

Tämän työn on tarkoitus toimia esiselvityksenä tiedonhallinnan kehittämisprojektille Motiva Oy:ssä. Työn tavoitteena oli kartoittaa tiedon johtamisen ja tiedonhallinnan nykytilannetta sekä tarkastella tarkemmin dokumenttienhallintaa ja sähköisiä ryhmätyökaluja. Tiedonhakua varten tutustuttiin tiedon johtamisen ja tiedonhallinnan kirjallisuuteen, osallistuttiin dokumenttienhallintakurssille ja Tiedonhallinta 2017 -seminaariin sekä tehtiin haastatteluja. Nykytilannetta kartoitettiin motivalaisille tehdyillä dokumenttienhallintaan ja ryhmätyökaluihin liittyvillä kyselyillä ja niitä täydentävillä haastatteluilla.

Tehtyjen haastattelujen perusteella voitiin todeta, että tietoa ei vielä aktiivisesti johdettu Motivassa. Tieto tunnistetiin yrityksen keskeiseksi pääomaksi ja tahtotila tiedonhallinnan kehittämiseksi oli olemassa. Pohja aktiivisen tiedonjohtamisen kulttuurin rakentamiselle oli siis olemassa.

Dokumenttien hallinnan ongelmat liittyivät erityisesti dokumenttien löytämiseen ja jakamiseen. Dokumenttienhallintaa ei voi tehdä erillään yrityksen toiminnasta, vaan se tulee integroida osaksi toimintaprosesseja. Parhaillaan käynnissä olevan keskeisten ydinprosessien kehitysprojektien valmistuttua tulee määritellä, miten näissä prosesseissa liikkuvaa tietoa ja dokumentteja halutaan johtaa ja miten toimintaa halutaan tehostaa. Kun prosessit ja kehitystarpeet on määritelty, voidaan siirtyä pohtimaan erilaisten teknisten ratkaisujen tuomia etuja. Valittavasta teknisestä ratkaisusta riippumatta tulee dokumentteihin liittyvät prosessit, metatiedot ja tietotyypit määritellä.

Ryhmätyökalujen käyttökokemukset olivat haastattelujen perusteella yleensä positiivisia työkalusta riippumatta, mikäli työkalun käyttötarkoitus oli selkeä käyttäjälle. Teknisiä ratkaisuja tärkeämpi vaikutti olevan motivaatio työkalun käyttöön ja yhteisesti sovitut käyttötavat.

Tulevassa tiedonhallinnan kehitysprojektissa tulee määritellä tiedon johtamisen alaprosessit ja niihin liittyvät käytännöt. Tämän jälkeen voidaan pohtia, millaisia teknisiä apuvälineitä eri prosessin vaiheissa voidaan hyödyntää, jotta tieto olisi yrityksessä helposti kaikkien saatavilla ja hyödynnettävissä.

The object of this thesis was to provide material and a status report for the upcoming development of knowledge management in Motiva Oy. A brief look in knowledge management theory and Motiva’s present state of knowledge management is followed by description of a number of document management and collaboration tools. Theoretical data for this thesis was gathered from various sources including literature, a document management course and interviews. The present state of knowledge management and the problems in and experiences of document management and collaboration tools were charted with questionnaires and interviews.

The interviews revealed that Motiva Oy had a passive outlook on knowledge management. Knowledge was recognized as a key resource, but there were no strategies or active measures concerning knowledge management on a company level. However, there is a will to improve the situation, and this is the first step in building an active knowledge management culture.

Problems in the document management related especially to finding and sharing documents. Document management cannot be separated from the operative processes, and as the core processes were currently under scrutiny and development, closer inspection of document management needs had to wait for the completion of this process.

Experiences from different collaboration tools were mainly positive, regardless of the tool used, if the purpose for using the tool was clear. Motivation for collaboration and common rules for the use of tools seemed to be more important than the technology used.

Next steps of knowledge management development should include defining the sub-processes of knowledge management and related practices. Only after identifying what improvements better management should bring it will be time to consider different tech-nologies to help bring the desired improvements to practice. The aim is to make finding and using knowledge easier.