Tiedonhallinnalla tehokkuutta toimintaan : Nykytilanne, dokumenttienhallinta ja ryhmätyöskentely
Elväs, Saara (2017)
Elväs, Saara
Tampereen ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017121821864
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017121821864
Tiivistelmä
Tämän työn on tarkoitus toimia esiselvityksenä tiedonhallinnan kehittämisprojektille Motiva Oy:ssä. Työn tavoitteena oli kartoittaa tiedon johtamisen ja tiedonhallinnan nykytilannetta sekä tarkastella tarkemmin dokumenttienhallintaa ja sähköisiä ryhmätyökaluja. Tiedonhakua varten tutustuttiin tiedon johtamisen ja tiedonhallinnan kirjallisuuteen, osallistuttiin dokumenttienhallintakurssille ja Tiedonhallinta 2017 -seminaariin sekä tehtiin haastatteluja. Nykytilannetta kartoitettiin motivalaisille tehdyillä dokumenttienhallintaan ja ryhmätyökaluihin liittyvillä kyselyillä ja niitä täydentävillä haastatteluilla.
Tehtyjen haastattelujen perusteella voitiin todeta, että tietoa ei vielä aktiivisesti johdettu Motivassa. Tieto tunnistetiin yrityksen keskeiseksi pääomaksi ja tahtotila tiedonhallinnan kehittämiseksi oli olemassa. Pohja aktiivisen tiedonjohtamisen kulttuurin rakentamiselle oli siis olemassa.
Dokumenttien hallinnan ongelmat liittyivät erityisesti dokumenttien löytämiseen ja jakamiseen. Dokumenttienhallintaa ei voi tehdä erillään yrityksen toiminnasta, vaan se tulee integroida osaksi toimintaprosesseja. Parhaillaan käynnissä olevan keskeisten ydinprosessien kehitysprojektien valmistuttua tulee määritellä, miten näissä prosesseissa liikkuvaa tietoa ja dokumentteja halutaan johtaa ja miten toimintaa halutaan tehostaa. Kun prosessit ja kehitystarpeet on määritelty, voidaan siirtyä pohtimaan erilaisten teknisten ratkaisujen tuomia etuja. Valittavasta teknisestä ratkaisusta riippumatta tulee dokumentteihin liittyvät prosessit, metatiedot ja tietotyypit määritellä.
Ryhmätyökalujen käyttökokemukset olivat haastattelujen perusteella yleensä positiivisia työkalusta riippumatta, mikäli työkalun käyttötarkoitus oli selkeä käyttäjälle. Teknisiä ratkaisuja tärkeämpi vaikutti olevan motivaatio työkalun käyttöön ja yhteisesti sovitut käyttötavat.
Tulevassa tiedonhallinnan kehitysprojektissa tulee määritellä tiedon johtamisen alaprosessit ja niihin liittyvät käytännöt. Tämän jälkeen voidaan pohtia, millaisia teknisiä apuvälineitä eri prosessin vaiheissa voidaan hyödyntää, jotta tieto olisi yrityksessä helposti kaikkien saatavilla ja hyödynnettävissä.
Tehtyjen haastattelujen perusteella voitiin todeta, että tietoa ei vielä aktiivisesti johdettu Motivassa. Tieto tunnistetiin yrityksen keskeiseksi pääomaksi ja tahtotila tiedonhallinnan kehittämiseksi oli olemassa. Pohja aktiivisen tiedonjohtamisen kulttuurin rakentamiselle oli siis olemassa.
Dokumenttien hallinnan ongelmat liittyivät erityisesti dokumenttien löytämiseen ja jakamiseen. Dokumenttienhallintaa ei voi tehdä erillään yrityksen toiminnasta, vaan se tulee integroida osaksi toimintaprosesseja. Parhaillaan käynnissä olevan keskeisten ydinprosessien kehitysprojektien valmistuttua tulee määritellä, miten näissä prosesseissa liikkuvaa tietoa ja dokumentteja halutaan johtaa ja miten toimintaa halutaan tehostaa. Kun prosessit ja kehitystarpeet on määritelty, voidaan siirtyä pohtimaan erilaisten teknisten ratkaisujen tuomia etuja. Valittavasta teknisestä ratkaisusta riippumatta tulee dokumentteihin liittyvät prosessit, metatiedot ja tietotyypit määritellä.
Ryhmätyökalujen käyttökokemukset olivat haastattelujen perusteella yleensä positiivisia työkalusta riippumatta, mikäli työkalun käyttötarkoitus oli selkeä käyttäjälle. Teknisiä ratkaisuja tärkeämpi vaikutti olevan motivaatio työkalun käyttöön ja yhteisesti sovitut käyttötavat.
Tulevassa tiedonhallinnan kehitysprojektissa tulee määritellä tiedon johtamisen alaprosessit ja niihin liittyvät käytännöt. Tämän jälkeen voidaan pohtia, millaisia teknisiä apuvälineitä eri prosessin vaiheissa voidaan hyödyntää, jotta tieto olisi yrityksessä helposti kaikkien saatavilla ja hyödynnettävissä.