Projektin sisäinen viestintä : Tapaus: Roihu 2016
Väyrynen, Virpi (2017)
Väyrynen, Virpi
Tampereen ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017121821872
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017121821872
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana oli Suomen Partiolaiset ry – Finlands Scouter fs. Se on osa kansainvälistä partioliikettä ja on 60000 aktiivisen partiolaisen yhdistys. Keskusjärjestö on jakautunut 11 piiriin, joista 10 on suomenkielisiä ja yksi ruotsinkielinen.
Työn tavoitteena oli löytää keinoja ja ehdotuksia, joiden avulla voidaan parantaa projektiviestintää pitkissä useamman vuoden kestävissä harrastusprojekteissa. Myös pohdittiin, mihin asioihin erityisesti tulisi kiinnittää huomiota. Tässä opinnäytetyössä kuvattiin Suomen Partiolaisten suurleiri Roihun projektinsisäistä viestintää. Tavoitteeseen kuului myös viestintäsuunnitelman mallipohjan laatiminen tutkimuskohteen kaltaisiin projekteihin.
Tutkimuksessa hyödynnettiin laadullisen tutkimuksen menetelmiä. Tämä työ toteutettiin tapaustutkimuksena, johon sisältyi kahdeksan avaintekijän teemahaastattelut. Niiden avulla haluttiin selvittää, millaisena avaintekijät kokevat sisäisen viestinnän ja tiedonhallinnan tällaisessa laajassa vapaaehtoisprojektissa.
Tutkimuksessa havaittiin, että tällaisessa projektissa on syytä heti aluksi luoda pelisäännöt, joiden mukaan sisäinen viestintä toimii, ja nimetä vastuulliset tekijät. Pelisäännöissä on hyvä sopia viralliset viestintäkanavat ja se, millaista viestintää eri kanavien kautta välitetään. Dokumenttien hallintaa varten tarvitaan tiedonhallintajärjestelmä. Koska dokumentit ja erilaiset raportit ovat kiinteä osa viestintää, yhteisestä dokumenttien nimeämis- ja tallentamistavasta on myös hyvä sopia yhdessä. Työkalujen ja viestintävälineiden käyttöön tarvitaan ohjeita ja perehdytystä, joita on hyvä järjestää heti projektin alussa. Tutkimuksessa tuli myös esille, että tekeminen tulee aikatauluttaa ja suunnittelussa tulee ottaa myös huomioon kriittinen polku. Viestintäsuunnitelma kulkee projektisuunnitelman rinnalla. Työn tuotoksena saatiin haastattelujen avulla viestintäsuunnitelman mallipohja, jossa kuvataan mitä tulee tietää laadittaessa viestinnän suunnitelmaa.
Työn tavoitteena oli löytää keinoja ja ehdotuksia, joiden avulla voidaan parantaa projektiviestintää pitkissä useamman vuoden kestävissä harrastusprojekteissa. Myös pohdittiin, mihin asioihin erityisesti tulisi kiinnittää huomiota. Tässä opinnäytetyössä kuvattiin Suomen Partiolaisten suurleiri Roihun projektinsisäistä viestintää. Tavoitteeseen kuului myös viestintäsuunnitelman mallipohjan laatiminen tutkimuskohteen kaltaisiin projekteihin.
Tutkimuksessa hyödynnettiin laadullisen tutkimuksen menetelmiä. Tämä työ toteutettiin tapaustutkimuksena, johon sisältyi kahdeksan avaintekijän teemahaastattelut. Niiden avulla haluttiin selvittää, millaisena avaintekijät kokevat sisäisen viestinnän ja tiedonhallinnan tällaisessa laajassa vapaaehtoisprojektissa.
Tutkimuksessa havaittiin, että tällaisessa projektissa on syytä heti aluksi luoda pelisäännöt, joiden mukaan sisäinen viestintä toimii, ja nimetä vastuulliset tekijät. Pelisäännöissä on hyvä sopia viralliset viestintäkanavat ja se, millaista viestintää eri kanavien kautta välitetään. Dokumenttien hallintaa varten tarvitaan tiedonhallintajärjestelmä. Koska dokumentit ja erilaiset raportit ovat kiinteä osa viestintää, yhteisestä dokumenttien nimeämis- ja tallentamistavasta on myös hyvä sopia yhdessä. Työkalujen ja viestintävälineiden käyttöön tarvitaan ohjeita ja perehdytystä, joita on hyvä järjestää heti projektin alussa. Tutkimuksessa tuli myös esille, että tekeminen tulee aikatauluttaa ja suunnittelussa tulee ottaa myös huomioon kriittinen polku. Viestintäsuunnitelma kulkee projektisuunnitelman rinnalla. Työn tuotoksena saatiin haastattelujen avulla viestintäsuunnitelman mallipohja, jossa kuvataan mitä tulee tietää laadittaessa viestinnän suunnitelmaa.