Ostolaskuprosessin kehittäminen ohjelmistohankinnan yhteydessä : case Salcomp Oyj

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee ostolaskuprosessin kehittämistä kohti digitaalisempaa muotoa uuden taloushallinto-ohjelmiston hankinnan myötä. Toimeksiantajalle uuden ostolaskujen käsittelyjärjestelmän hankinta on ajankohtaista sen vanhan järjestelmän lisenssin vanhenemisen, ja siihen liittyvien tuki- ja päivityspalvelujen loppumisen myötä. Tavoitteena tässä opinnäytetyössä on edesauttaa toimeksiantajan hankintaprosessia kohti pilvipalvelussa toimivaa ostolaskuprosessia vertailemalla eri ohjelmistovaihtoehtoja keskenään yritykselle optimaalisimman ratkaisun löytämiseksi.

Opinnäytetyössä käytetään kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Tälle tutkimusmenetelmälle ominaiseen tapaan tietoa kerätään ohjelmiston hankinnan tueksi osallistuvalla havainnoinnilla sekä haastatteluilla. Osallistuvaa havainnointia hyödynnetään toimittajaehdokkaiden kanssa käydyissä palavereissa sekä organisaation sisäisissä keskusteluissa. Analysoitava aineisto muodostuu toimeksiantajayrityksen pääkirjanpitäjän haastatteluista sekä toimittajaehdokkailta saadusta materiaalista. Haastatteluja, keskusteluja sekä omiin kokemuksiin perustuvaa informaatiota hyödynnetään tietojen analysoimisiseksi ja johtopäätösten muodostamiseksi.

Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantajalle löydettiin optimaalisin ohjelmistoratkaisu ja tehtiin suositus hankinnasta. Tämän lisäksi mallinnettiin toimeksiantajan lähtötilanteen ostolaskuprosessi ja muodostettiin kehitysideoita arvioituun perustuen. Opinnäytetyön myötä toimeksiantajan hankintaprosessi etenee suunnittelu- ja valintavaiheesta kohti uuden ohjelmiston käyttöönottoa.

This thesis discusses the development of a purchase invoice process towards a more digital format by the acquisition of a new financial management software. The acquisition of a new purchase invoice processing system is current for the case company, as the license of the previous system as well associated support and update services are running out soon. The goal is to contribute company’s purchasing process towards the cloud based purchase invoice process by comparing different software alternatives in order to find out the most optimal solution.

The qualitative research methodology is used in this thesis. Specific to this research method, information is collected through attending observation and interviews to support the software acquisition. Based on the acquired material, the information is analyzed and conclusions are drawn based on the estimation. Attending observation is utilized in the negotiations with supplier candidates, as well as the organization's internal discussions. The analyzed material consists of the interviews of the chief accountant and the material received from the suppliers. Interviews, discussions and information based on personal experiences are used to analyze the data and to draw conclusions.

As an outcome of this thesis, the case company found the most optimal software solution and obtained a recommendation on the acquisition. In addition, the purchasing process of the customer's baseline was modeled and development ideas were established. As a result, the purchasing process of the case company proceeds from the planning and selection phase towards the introduction of a new software.