Digital tools - The effects and benefits to recruiting processes

Abstract

Efficient recruiting is a critical part of a successful company since hiring the wrong person may cost plenty of money and time. Hence, today companies also utilize digitalization and digital tools in their recruiting process since they potentially make it more efficient and cost-effective. The aim of the thesis “Digital tools – the effects and benefits of recruiting processes” was to introduce the concept of digitalization and the way how it was applied in the recruitment process. The primary focus was on the recruitment process of different companies, how digitalization was utilized there, and discovering the effects and benefits of digital tools. The theoretical part discusses the structure of a typical recruitment process, the nature of digitalization, and the relationship of these two. The methodological approach used in the thesis was qualitative research, and the data was collected by interviewing five different professionals from companies of different size. The interviews were divided into three main themes: the current recruiting model of the participant companies, the use of digitalization/digital tools in their recruiting processes and the future of their recruiting pro-cesses. The goal was to find similarities and differences among the answers. The results obtained showed that all the companies had distinctive approaches in their re-cruiting processes, and the use of digital tools varied greatly. The larger the company, the more frequent the use of digital tools was, which was partly due to the fact that they had their own HR departments. The participants found both benefits and downsides in the use of digital tools. Job postings on social media and the possibility of using video interviews were the most attractive ones to utilize. As a conclusion, the general attitude towards digital tools was positive and in the future, the use of them will be more widespread.

Tehokas rekrytointi on äärimmäisen tärkeä osa toimivaa yritystä. Väärän henkilön palkkaaminen aiheuttaa sekä taloudellisia menetyksiä että ajan hukkaa. Tämän seurauksena nykypäivänä yritykset hyödyntävät myös digitalisaatiota ja digitaalisia työkaluja rekrytointiprosesseihinsa. Potentiaalisesti nämä työkalut voivat tehostaa rekrytointiprosessia. Opinnäytetyön tavoitteena oli esitellä digitalisaation käsite sekä sen hyödyntäminen rekrytointiprosessissa. Erityisesti työn fokuksena olivat eri yritysten rekrytointiprosessit; kuinka digitalisaatiota hyödynnettiin prosesseissa sekä digitaalisten työkalujen hyödyt ja vaikutukset niissä. Tutkimuksen teoreettinen osuus sisältää tyypillisen rekrytointiprosessin rakenteen, sen tunnusomaiset piirteet, sekä näiden kahden vaikutuksen toisiinsa. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisin menetelmin ja data kerättiin haastattelemalla viittä ammattilaista, jotka edustivat eri yrityksiä eri kokoluokissa. Haastattelut jaettiin kolmeen eri teemaan: yritysten nykyinen rekrytointimalli, digitaalisten työkalujen hyödyntäminen rekrytointiprosesseissa ja rekrytointiprosessien tulevaisuus. Tavoitteena oli löytää sekä samankaltaisuuksia että eroavaisuuksia vastauksista. Tulokset osoittivat, että jokaisella yrityksellä oli eroavaisuuksia rekrytointitavoissa sekä digitaalisten työkalujen käytössä. Mitä suurempi yritys, sitä useammin käytettiin myös digitaalisia työkaluja. Osallistujat löysivät sekä hyötyjä että haittoja digitaalisten työkalujen käytöstä. Etenkin videohaastattelujen käyttö ja sosiaalisen median hyödyntäminen työpaikkailmoituksissa olivat haastateltavien mielestä kiinnostavia. Yhteenvetona voidaan todeta, että asenteet digitaalisten työkalujen käyttöä kohtaan olivat positiivisia ja että työkalut tulevat yleistymään tulevaisuudessa.