Viisi askelta onnistuneen tapahtuman järjestämiseen : Opas ensikertalaiselle tapahtumanjärjestäjälle

Abstract

Työn päätavoite oli tutkia, löytyykö tapahtuman järjestämisestä aina tiettyjä vaiheita ja rakenteita, jotka toistuvat. Tutkimuskysymykseen haettiin vastausta haastattelujen, teorian ja kirjoittajien oman kokemuksen kautta tapahtumanjärjestäjinä. Tutkimuksen taustalla oli tavoite kirjoittaa tapahtuman järjestämien opas, mikäli rakenteita olisi löydettävissä.

Tutkimusotteena oli laadullinen tutkimus ja aineistonkeruumenetelmänä käytettiin asiantuntijoiden teemahaastattelua sekä itsehavainnointia. Aineiston analyysimenetelminä käytettiin teemoittelua sekä luokittelua. Analyysi yhdisti saatuja tietoja haastatteluista, kirjallisuudesta sekä kirjoittajien omasta kokemuksesta. Teoriamateriaali koostui pääasiassa vieraskielisistä Internet-lähteistä.

Tutkimukseen osallistui yhteensä yhdeksän tarkoin valittua tapahtumanjärjestäjää ympäri Suomea sekä ulkomailla. Näkökulmien huomioimiseksi mukaan valittiin tapahtumanjärjestäjiä eri tapahtumakategorioista. Kaikilla heillä on vuosien kokemus tapahtumien järjestämisestä.

Analyysin jälkeen tulokset esitellään tarkasti luvussa neljä. Tässä luvussa esitellään tarkasti myös kirjoittajien oma kokemus alalta yhden case-esimerkin avulla. Tuloksena havaittiin, että tapahtumat järjestyvät lähes poikkeuksetta saman kaavan mukaisesti oli kyseessä sitten minkälainen tapahtuma hyvänsä. Tämän löydöksen jälkeen opas oli mahdollista kirjoittaa. Opas pohjautuu tutkimuksissa löydettyihin rakenteisiin. Teos yhdistää kirjoittajien ja ammattilaisten tietotaitoa. Tapahtumakirjallisuutta käytettiin myös lähdemateriaalina.

Työ koostuu kahdesta osasta: kirjallisesta raportista sekä Viisi askelta onnistuneen tapahtuman järjestämiseen oppaasta.

The main objective was to find out whether there are certain phases and structure to be found in event management. The topic was studied through interviews with event management professionals as well as observing writers' own background as event planners. Behind the study there was a goal to write an event management guide for beginners if the phases and structure could be found.

The research was conducted using qualitative research approach. The collected data was analyzed using theming and grouping. The analysis combined data from the interviews, writers' own knowledge and literature. Theory material consisted mostly of foreign internet sources. Nine event professionals took part to the interviews. They were carefully selected and represented different areas of event management. All of them have years of expertise in planning and organizing events both in Finland and abroad.

After the analysis the outcome was carefully presented in the chapter four. At this point there is also a thorough overview into the writers’ own knowledge of event management. The topic is familiarized with one profound case example. The writers’ have many years of experience in event management.

The outcome was positive; there can be found certain structure in event management. After that finding an event phases model was created and the guide was possible to write. The event management guide for beginners bases on the structure found in the study. The opus combines writers’ own knowledge as well as the professionals’ interviewed. Event literature was utilized as source material also.

The work consists of two parts: the written report and the event management guide.