BETONIMESTAREIDEN SÄHKÖINEN RAHTIKIRJA MOBIILISOVELLUS -PROJEKTI

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin osana Betonimestarit Oy:n digitalisaatioprojektia. Projektin tarkoitus on saada yrityksen käyttöön mobiilisovellus, joka poistaisi paperisen rahtikirjan yrityksen käytöstä ja tilalle tulisi mobiilissa toimiva rahtikirja. Lisäksi projektin tarkoitus on nopeuttaa reklamaatioiden käsittelyaikoja. Sovelluksen toteuttajaksi valikoitui Mastercom Oy. Sovellus on nimeltään Kiho. Projektin suunnittelu alkoi jo vuonna 2016 ja virallinen aloituspalaveri pidettiin 18.10.2017.

Sovellus hyödyntää Betonimestareiden käytössä olevia järjestelmiä ja rajapintojen kautta tiedot saadaan liikkumaan järjestelmien välillä. Sovelluksen tärkeimpiä ominaisuuksia on rahtikirjan reaaliaikainen liikkuminen eli esimerkiksi heti asiakkaan kuitattua lähetyksen, järjestelmä lähettää sähköpostiviestin liitteenä rahtikirjan jokaiselle osapuolelle. Sovellus tulee helpottamaan huomattavasti myös kuljetusjärjestelijän työtä, kun hän näkee lähtevät kuormat kalenterinäkymässä.

Tutkimus on kvalitatiivinen ja tutkimuskysymyksiä ovat: Millaisia järjestelmiä muut yritykset käyttävät kuljetustenhallinnassaan? Kuinka kuljetushallinnan mobiilisovellus tulee muuttamaan työskentelyä? Jatkokysymyksenä edelliseen kysymykseen liittyen. Millaisia etuja ja haasteita sovelluksen käyttöönottoon liittyy? Projektiin liittyen toteutettiin kysely koskien Betonimestareiden sekä elementtejä ajavien kuljetusliikkeiden henkilökunnan ajatuksia rahtikirjaprosessista.

Sovellus ei ehtinyt valmistua opinnäytetyön palautuspäivään mennessä, joten siksi ei voida varmuudella arvioida projektin tavoitteiden toteutumista. Tavoitteiden arvioinnit ovat olettamuksia, jotka perustuvat pääosin kyselystä saatuihin vastauksiin. Mobiilisovellus tulee oletettavasti helpottamaan ja yksinkertaistamaan prosessia ja työskentelyä. Useat kyselyyn vastanneet uskoivat myös sovelluksen olevan heille hyödyllinen, mutta osa vastaajista oli epäileväisiä sovelluksen toiminnasta. He epäilivät, kuinka yhteydet ja mobiililaite tulevat toimimaan. Muutosvastarinnasta huolimatta heidät olisi saatava uskomaan, että valmis sovellus tulee varmasti toimimaan hyvin.

The thesis was conducted as part of the digitalization project of Betonimestarit Ltd. The purpose of the project is to get a mobile application for the company that would remove the paper waybill and replace it with a mobile waybill. In addition, the purpose of the project is to speed up the handling of the reclamations. Mastercom Ltd. was selected to implement the application. The application is called Kiho. The planning of the project begun in 2016, the official kick-off meeting was held the on 18th of October in 2017.

The application utilizes the systems used by Betonimestarit and through interfaces information can be moved between the systems. One of the most important features of the application is the real time movement of the waybill, for example immediately after a customers has subscribed to a delivery, the system sends the waybill attached to an e-mail message to each party. The application will also greatly facilitate the work of the cargo planner as he sees outgoing loads in the calendar view.

This research is quantitative and the research questions are: How will the mobile application for transport management change work? As a follow-up question: What are the benefits and challenges involved in implementing the application? What kind of systems do other companies use in their transport management? About the project, a survey was carried out concerning the ideas of the staff of Betonimestarit and element transport companies about the waybill process.

The application was not ready by the return date of the thesis, so it is not possible to assess with certainty, the realization of the project goals. The objective evaluations are therefore assumptions based on the answers received from the survey and from the project. The mobile application is supposed to facilitate and simplify the process and work. Many respondents believed that the application was useful to them, but some of the respondents were skeptical about the performance of application. They doubted how the connections and the mobile device would work. However, they have to be convinced that the ready application will certainly work well.