SÄHKÖISTEN TYÖAJANSEURANTAJÄRJESTELMIEN VERTAILU RAKENNUSLIIKKEELLE : – Case PedeCon Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli perehtyä toimeksiantajayrityksen palkkahallinnon prosesseihin ja löytää toimeksiantajayritykselle sopivin sähköinen työajanseurantajärjestelmä. Toimeksianta-jayrityksenä toimi PedeCon Oy, joka toimii rakennusalalla Kokkola-Pietarsaaren alueella. Toimek-siantajayritys työllistää tällä hetkellä 3 toimihenkilöä ja parikymmentä rakennusmiestä. Työn idea lähti toimeksiantajayrityksen henkilöstön halukkuudesta siirtyä sähköiseen työajanseurantaan. Työn tavoitteena oli löytää kymmenistä markkinoilla olevista sähköisistä työajanseurantajärjestelmistä toi-meksiantajayrityksen tarpeita parhaiten täyttävä järjestelmä.

Opinnäytetyön teoriaosuus koostui sähköiseen työajanseurantaan vaikuttavista laista ja asetuksista ja yrityksen palkkahallinnosta sekä vertailussa olleiden järjestelmien esittelystä. Rakennusalalla työaika-lain ja työaikakirjanpidon lisäksi työajanseurantaan vaikuttaa rakennusalan tiedonantovelvollisuus, jonka vaikutusta työajanseurantaan on käsitelty myös teoriaosuudessa. Lisäksi teoriaosuudessa käytiin läpi järjestelmän hankintaprosessia. Opinnäytetyön toiminnallinen osuus toteutettiin vertailemalla neljää markkinoilla olevaa järjestelmää käyttäjätutkimuksen avulla. Käyttäjätutkimuksen lisäksi ver-tailtavista järjestelmistä tehtiin hintavertailu. Ennen käyttäjätutkimusta toimeksiantajayrityksen henki-löstölle teetettiin tarvekartoitus sähköiseen työajanseurantaan siirtymisestä.

Työ eteni tietojärjestelmän hankintaprosessin mukaisesti. Työhön kuului neljä eri vaihetta: tarvekar-toitus, toimittajien kartoitus, tarjouspyynnöt ja tarjouksien vertailu. Työ tehtiin tiiviissä yhteistyössä työelämän ohjaajan ja toimeksiantajayrityksen henkilöstön kanssa. Käyttäjätutkimuksen ja järjestel-mien hintavertailun perusteella ehdotin toimeksiantajayrityksen käyttöön sopivinta sähköisen työajan-seurantajärjestelmää.

The purpose of the thesis was to familiarize the client company’s payroll administration process and find the most suitable electronic time tracking system to the client company. The client company was PedeCon Oy Ltd that works in the construction industry in the Pietarsaari-Kokkola area. The client company employs 3 officers and about twenty employees at the moment. The idea for this thesis start-ed with the client company’s employees’ willingness to move to electric time tracking. The aim of the thesis was to find for the client company the most satisfying electronic time tracking system from dozens on the market.

The theory of this thesis consists of laws and regulations, which affect electronic time tracking and the client company´s payroll administration as well as presentation of the systems which were compared. The Working Hours Act and working hours bookkeeping affect time tracking in construction industry. In addition the obligation to report on construction work also affects, the effects have also been pro-cessed in the theory part. Additionally the theory part processed the system’s purchasing process. The functional part of the thesis was executed by comparing four systems on the market using a user sur-vey. A comparison was also made of the expenses of the systems which were compared. Before the user survey, the client company’s staff completed a needs analysis about starting to apply electronic time tracking.

The work proceeded in accordance with the procurement process of an information system. The work included four different steps: needs analysis, supplier survey, call for offers and comparison of offers. The work was made tight collaboration with a supervisor and the client company´s staff. On the basis of the user survey and comparison of the expenses, the author suggested the most suitable electronic time tracking system for the client company.