Projektinhallintajärjestelmän toiminnallisuuksien tarvemäärittely yritykselle

Abstract

Opinnäytetyö toteutettiin suomalaiselle ohjelmistoyritykselle Provad Oy:lle, jossa sekä henkilöstön että tarjottavien tuotteiden määrät kasvavat nopeasti. Hallittu kasvu edellyttää toimintaan liittyvien prosessien tunnistamista ja prosesseja tukevien tietojärjestelmien käyttöönottoa. Yrityksen prosesseista opinnäytetyössä keskityttiin toimitusprojekteihin.

Opinnäytetyön tavoite oli parantaa ohjelmistoalan yritysten toimitusprojektien tehokkuutta kehittämällä toimitusprojektimallia tukevia projektinhallintajärjestelmiä. Opinnäytetyön tarkoitus oli laatia toimeksiantajan käyttöön soveltuvan projektinhallintajärjestelmän toiminnallisuuksien tarvemäärittely. Tutkimusmenetelmänä työssä käytettiin kvalitatiivista tapaustutkimusta. Empiirisen tiedon hankintatapoina olivat työn pohjana toimivan kartoituksen tuottamat tulokset yrityksen prosesseista, aiheeseen liittyvä kirjallisuus sekä kirjoittajan henkilökohtainen kokemus yrityksen toimintatavoista.

Opinnäytetyön tuloksena tuotettiin lista hankittavan projektinhallintajärjestelmän toiminnallisuusvaatimuksista sekä mallinnettiin projektinhallintaan liittyvien järjestelmien väliset toiminnot prosessinkulkukaavioina. Tutkimuksellisesta osuudesta syntyi lisäksi muita hyödyllisiä tuotoksia. Tutkimuksellisessa osuudessa dokumentoitiin yrityksen toimitusprojektimallin vaiheet sekä työn osittamisen mallin mukaisesti projektin vaiheisiin liittyvät yksittäiset työtehtävät. Lisäksi yrityksen toimitusprojektimalli hahmoteltiin uudelleen vastaamaan ketterän kehittämisen mallin mukaisia vaatimuksia.

Kehittämisehdotuksena todettiin asiakkuuden elinkaareen prosessien hallintaa tukevien järjestelmien käyttöönotto. Projektinhallintajärjestelmän lisäksi asiakkuuteen liittyviä järjestelmiä ovat asiakasportaali, asiakkuudenhallinta, tikettienhallinta, dokumentinhallinta ja laskutus. Yrityksen tulee lähitulevaisuudessa ottaa huomioon projektisopimuksissa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen soveltamisen täytäntöönpano sekä ohjelmistojen toimitus ketterillä menetelmillä.

The thesis was commissioned by the Finnish software company Provad Oy. The company is currently in a growth phase in terms of its product range and the number of personnel. Controlled growth requires the identification of the company processes and introduction of supporting information systems. This study focused on project management processes.

The purpose of this thesis was to improve the efficiency of delivery projects for software companies by developing project management systems. The goal was to establish a list of needs for the functionalities of the project management system that is suitable for the company.

The data was collected by studying the company’s present project management methodology and currently used information systems. A survey was also carried out on the company’s delivery processes, the first development targets for processes, and the available service management systems suitable for the company.

As a result of this study, a list of needed requirements for the project management system was created. The functions inside the project management system and between integrated systems were modeled as flowcharts. Moreover, the company’s delivery project implementation model was redesigned to meet the requirements of agile methodology.

It is also recommended that the company’s customer relationship management should also be developed further. This includes systems such customer portal, ticketing management, document management. In its delivery contracts, the company will have to take into account the implementation of the EU's general data protection regulations and the implementation of agile methods in their software delivery model.