Etäjohtamisen kehittäminen hukkaa poistamalla

Abstract

Tutkimuksessa perehdyttiin Lahden kaupungin elinvoima- ja kilpailukykypalveluihin kuuluvan työllisyyspalvelujen tulosyksikön etäjohtamiseen esimiehen näkökulmasta tarkasteltuna. Laadullisen tutkimuksen teoriaosuudessa avattiin etäjohtamisen määritelmää, hyötyjä ja haasteita, hakien tuloksellisuuteen vaikuttavia seikkoja. Toisena teorian kohteena oli Lean-kehittämisfilosofia ja erityisesti juuri hukan poistaminen asiantuntijatyössä.

Tavoitteena oli etäjohtamisen kehittäminen tunnistamalla sekä vähentämällä tai poistamalla työn hukkaa aiheuttavia tekijöitä. Hukka todennettiin ensin etäjohtajan itse-reflektoinnilla. Lähtötilanteen ajatukset työn hukasta olivat jälkikäteen todettuina vajavaiset, eli löydetty tieto kasvatti tietomäärää laajentaen ymmärrystä tutkittavasta asiasta. Tunnistetuista hukista valittiin kaksi keskeistä erilliseen kehittämisprojektiin, jossa kommunikatiivisen toimintatutkimuksen mukaisesti osallistettiin henkilöstöä tehostamaan työtään ja ajankäyttöään hukan minimoimiseksi.

Pienempi työn hukka, kuten työtilanteiden rauhoittaminen jatkuvalta sähköpostitulvalta ja muilta keskeytyksiltä sekä osan kokouksista korvaaminen virtuaalikokouksilla tuo todellisia taloudellisia säästöjä. Jatkuva kiire heikentää tuottavuutta, joten ajanhallintaan panostaminen on yksi myös työhyvinvointiin keskeisesti vaikuttavista tulevista kehityskohteista. Toimintojen ja prosessien virtaustehokkaaksi saaminen vaatii työtä, mutta onnistuessaan tuo organisaatiolle kilpailuetua tuottavuuden kasvuna, osaavien ja motivoituneiden työntekijöiden kera. Lopputulemana hukan ei tarvitse poistua kokonaan, vaan organisaation tulee löytää tila, jossa hukan vähentyminen on riittävä. Ennemmin voisi kysyä, onko meillä varaa jättää nämä pienet, mutta tuloksiltaan suuret kehittämistoimet käyttämättä?

The study focused on distant leadership from the director’s point of view in the employment unit’s profit centre belonging to the viability and competitivity services in the city of Lahti. In the theoretical part of the qualitative study the definition, benefits and challenges of distant leadership were discussed, looking for facts affecting productivity. The other theoretical target was the development philosophy called Lean and especially eliminating waste in tasks of an expert.

The aim was to develop distant leadership by recognizing and reducing or eliminating factors creating waste. The waste was first recognized by the distant director’s self-reflection. In retrospect, the thoughts at the beginning stage were inadequate concerning the waste of work, so the found information increased the amount of knowledge and expanded the understanding of the studied issue. Of the recognized losses two central ones were chosen for a separate development project, where, according to the communicative operational study, the personnel were engaged to increase the efficiency of their work and use of time to minimize waste.

A smaller waste of work, such as ignoring the constant flow of emails and other interruptions while working and replacing some of the meetings with virtual ones, bring real savings financially. A continuous hurry reduces productivity so investing in time management is one of the future development targets essentially affecting also well-being at work. To make operations and processes flow effectively needs work, but when it succeeds the organization gets competition advantages through increase in productivity, together with competent and motivated employees. As a result, the waste doesn’t have to be eliminated completely, but the organization will have to find a state where the decrease in waste is enough. More like you could ask, can we afford to lose these small but in results big development acts?