Hiljaisen tiedon siirtymisprosessin kehittäminen : Case: Projektipäälliköt Mainostoimisto Propagandassa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Mainostoimisto Propaganda Finland Oy:n projektipäälliköiden hiljaisen tiedon siirtymisprosessia tehokkaammaksi. Työn tarkoitus oli selvittää yritykselle keinoja, joilla hiljaisen tiedon siirtyminen tulisi osaksi työn arkea. Työn lopputuloksena yritykselle suunniteltiin ehdotukset konkreettisista toimenpiteistä, joilla haluttu lopputulos voidaan saavuttaa.

Teoreettisen viitekehyksen ensimmäisessä osassa määriteltiin, mitä hiljainen tieto on ja miten se siirtyy teoriassa. Siinä tuotiin esiin myös hiljaisen tiedon siirtymiseen vaikuttavia tekijöitä. Toinen osa käsitteli hiljaisen tiedon johtamista sekä kollektiivisesti että yksilötasolla itsensä johtamisen näkökulmasta. Osassa esiteltiin myös keinoja hiljaisen tiedon siirtämiseen ja kerrottiin vuorovaikutuksen merkityksestä siinä.

Opinnäytetyö oli laadullinen tutkimus, jonka aineisto kerättiin teemahaastatteluiden avulla. Työtä varten haastateltiin kuutta projektipäällikköä. Haastattelut äänitettiin ja muutettiin tekstimuotoon. Aineisto analysoitiin sisällönanalyysimenetelmällä, jossa hyödynnettiin tiivistämistä, luokittelua ja teemoittelua.

Tutkimuksen tuloksista havaittiin, että projektipäälliköt kokivat omistavansa hiljaista tietoa ja jakaneensa sitä muille. Kiire oli suurin syy siihen, miksi tietoa ei koettu jaettavan riittävästi. Tärkein hiljaisen tiedon jakamisen kanava oli projektipäällikköpäivät, joissa osaamista jaetaan keskustelun kautta projektipäälliköiden kesken. Tuloksista selvisi, että projektipäälliköt toivoisivat yhtenäisempiä toimintatapoja ja sitä, että asiakkaisiin liittyvää hiljaista tietoa jaettaisiin enemmän.

Tulosten perusteella yritykselle ehdotettiin keinoja, joilla työssä esiintyvää hiljaista tietoa voitaisiin jakaa tehokkaammin. Näitä olivat muun muassa työkierto, toimintatapojen kehittäminen yhdessä sekä kokousten hyödyntäminen. Lisäksi korostettiin hiljaisen tiedon johtamisen suunnitelmallisuutta ja sen merkitystä projektipäälliköiden motivaatioon jakaa osaamistaan muille.

The aim of this thesis was to develop the process of transferring tacit knowledge more efficiently amongst the project managers working for the advertising agency Mainostoimisto Propaganda Finland Oy. The purpose was to find means to make the transfer of tacit knowledge an integrated part of the working day. As an outcome, the thesis suggested the company some concrete actions for an efficient transfer of tacit knowledge.

The thesis was a qualitative study and the data were collected using a semi-structured interview. Six project managers were interviewed for the study. The interviews were recorded and transcribed. The data were processed using content analysis.

The study found that the project managers seem to have tacit knowledge and have shared it amongst colleagues. The main reason for not sharing enough of tacit knowledge was the lack of time. Monthly project manager meetings were identified as the most important channel in transferring tacit knowledge. The results show that project managers wish to have more consistent operating models. They also hoped that the tacit knowledge of the clients would be shared more.

Based on the results, the steps for transferring tacit knowledge more efficiently were proposed to the company. The systematic management of tacit knowledge was identified as a significant means to improve the project managers’ motivation to share their knowledge amongst others.