Ostolaskutusprosessien vertailu : Paperisen ja sähköisen ostolaskutuksen erot Restel Oy:ssä

Abstract

Ostolaskujen käsittely on vanhanaikainen ja eniten taloushallinnon resursseja vaativa prosessi. Ostolaskutuksen sähköistyminen on ollut ennustettua hitaampaa ja suurin osa laskuista vastaanotetaan vielä paperilla. Yrityksillä on tulevaisuudessakin yhä oltava mahdollisuus käsitellä paperisia laskuja, vaikka niiden on ennustettu katoavan.

Työn tavoitteena oli selvittää, miten paperinen ostolaskutusprosessi eroaa sähköisestä prosessista. Vertailua varten tutkittiin, millaisia työvaiheita paperinen ja sähköinen ostolaskutusprosessi sisälsivät ja mitä etuja ja haittoja prosesseissa oli. Työssä pohdittiin myös ostolaskutuksen sähköistämisen aiheuttamaa ostoreskontratyöntekijän toimenkuvan muutosta ja miten muutos koetaan.

Työ tehtiin Restel Oy:n Tampereella sijaitsevalle laskentakonttorille. Tutkimusaineisto kerättiin haastatteluilla ja analysoitiin kvalitatiivisin menetelmin. Tutkimustulosten perusteella muodostettiin prosessikaavio ja -kuvaus ja SWOT-analyysi sekä paperisesta että sähköisestä ostolaskutusprosessista. Työntekijän näkökulman ostolaskutuksen sähköistämisen aiheuttamaan muutokseen toivat ostoreskontratyöntekijän kokemukset.

Tärkeimpiä havaintoja tutkimuksessa oli, että paperinen ostolaskuprosessi oli hidas ja monia manuaalisia työvaiheita sisältävä, kun taas sähköisessä ostolaskutusprosessissa automaattikirjaukset nopeuttivat laskujen käsittelyä. Sähköinen ostolasku soveltui isojen toimittajien lähettämien suurien laskumäärien vastaanottoon. Paperilaskujen vastaanottaminen mahdollisti pientoimittajien käyttämisen. Virheiden havaitseminen ja korjaaminen oli hankalampaa sähköisissä kuin paperisista laskuista. Ostolaskutuksen sähköistyminen muutti ostoreskontratyöntekijän toimenkuvaa enemmän valvonnan ja kontrolloinnin suuntaan ja vähensi manuaalisia kirjauksia ja rutiineja.

Sekä paperista että sähköisestä ostolaskutusprosessista löydettiin hyviä ja huonoja puolia. Paperisen ostolaskun käsittelyprosessi oli perinteinen eikä paperisen laskun uskottu tämän tutkimuksen mukaan katoavan. Ostoreskontratyöntekijät halusivat edelleen käsitellä paperia. Ostolaskutuksen uudet sähköiset menetelmät kuitenkin edellyttävät työntekijöitä uusien työtapojen oppimista.

Processing of purchase invoices is old-fashioned and the most labor-intensive process of all accounting functions. Electronification of the purchase invoices has been slower than was forecasted. Most invoices are sent in paper form. It has been forecasted that paper invoices will disappear, but in the future companies still have to be able to accept paper invoices.

The focus for this thesis was to find out how the paper purchase invoice process differs from the electronic process. The thesis explains how do the processes work and what kind of advantages and disadvantages the two types of processes have. Another issue covered is how the electronification of the purchase invoices changes the job description of the accounts payable staff, and how the people affected feel about those changes.

The thesis was commissioned by Restel PLC. The research material was gleaned from interviews and analyzed by using qualitative research methods. The process descrip-tions, process charts and SWOT analyses were created on the basis of the research re-sults. Another point of view was provided by the experiences of the accounts payable staff.

The most notable results of the work were that the paper purchase invoice process is slow and includes many manual stages, but it is nevertheless necessary if the organiza-tion deals with small suppliers. The electronic process is fast due to automatic entries and it is used by large companies. Where the job descriptions of accounts payable staff are concerned, electronification of purchase invoices increases control and monitoring types of tasks and reduces manual entries and such routine tasks.

There are good and bad points in both the paper and electronic purchase invoice proc-esses. The paper purchase invoice process is traditional and there is a belief that paper won't disappear. In the future the accounts payable staff will have to learn new methods of working in order to deal with electronic purchase invoicing.