Ostolaskutusprosessien vertailu : Paperisen ja sähköisen ostolaskutuksen erot Restel Oy:ssä
Viita, Ahti (2010)
Viita, Ahti
Tampereen ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201005129079
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201005129079
Tiivistelmä
Ostolaskujen käsittely on vanhanaikainen ja eniten taloushallinnon resursseja vaativa prosessi. Ostolaskutuksen sähköistyminen on ollut ennustettua hitaampaa ja suurin osa laskuista vastaanotetaan vielä paperilla. Yrityksillä on tulevaisuudessakin yhä oltava mahdollisuus käsitellä paperisia laskuja, vaikka niiden on ennustettu katoavan.
Työn tavoitteena oli selvittää, miten paperinen ostolaskutusprosessi eroaa sähköisestä prosessista. Vertailua varten tutkittiin, millaisia työvaiheita paperinen ja sähköinen ostolaskutusprosessi sisälsivät ja mitä etuja ja haittoja prosesseissa oli. Työssä pohdittiin myös ostolaskutuksen sähköistämisen aiheuttamaa ostoreskontratyöntekijän toimenkuvan muutosta ja miten muutos koetaan.
Työ tehtiin Restel Oy:n Tampereella sijaitsevalle laskentakonttorille. Tutkimusaineisto kerättiin haastatteluilla ja analysoitiin kvalitatiivisin menetelmin. Tutkimustulosten perusteella muodostettiin prosessikaavio ja -kuvaus ja SWOT-analyysi sekä paperisesta että sähköisestä ostolaskutusprosessista. Työntekijän näkökulman ostolaskutuksen sähköistämisen aiheuttamaan muutokseen toivat ostoreskontratyöntekijän kokemukset.
Tärkeimpiä havaintoja tutkimuksessa oli, että paperinen ostolaskuprosessi oli hidas ja monia manuaalisia työvaiheita sisältävä, kun taas sähköisessä ostolaskutusprosessissa automaattikirjaukset nopeuttivat laskujen käsittelyä. Sähköinen ostolasku soveltui isojen toimittajien lähettämien suurien laskumäärien vastaanottoon. Paperilaskujen vastaanottaminen mahdollisti pientoimittajien käyttämisen. Virheiden havaitseminen ja korjaaminen oli hankalampaa sähköisissä kuin paperisista laskuista. Ostolaskutuksen sähköistyminen muutti ostoreskontratyöntekijän toimenkuvaa enemmän valvonnan ja kontrolloinnin suuntaan ja vähensi manuaalisia kirjauksia ja rutiineja.
Sekä paperista että sähköisestä ostolaskutusprosessista löydettiin hyviä ja huonoja puolia. Paperisen ostolaskun käsittelyprosessi oli perinteinen eikä paperisen laskun uskottu tämän tutkimuksen mukaan katoavan. Ostoreskontratyöntekijät halusivat edelleen käsitellä paperia. Ostolaskutuksen uudet sähköiset menetelmät kuitenkin edellyttävät työntekijöitä uusien työtapojen oppimista.
Työn tavoitteena oli selvittää, miten paperinen ostolaskutusprosessi eroaa sähköisestä prosessista. Vertailua varten tutkittiin, millaisia työvaiheita paperinen ja sähköinen ostolaskutusprosessi sisälsivät ja mitä etuja ja haittoja prosesseissa oli. Työssä pohdittiin myös ostolaskutuksen sähköistämisen aiheuttamaa ostoreskontratyöntekijän toimenkuvan muutosta ja miten muutos koetaan.
Työ tehtiin Restel Oy:n Tampereella sijaitsevalle laskentakonttorille. Tutkimusaineisto kerättiin haastatteluilla ja analysoitiin kvalitatiivisin menetelmin. Tutkimustulosten perusteella muodostettiin prosessikaavio ja -kuvaus ja SWOT-analyysi sekä paperisesta että sähköisestä ostolaskutusprosessista. Työntekijän näkökulman ostolaskutuksen sähköistämisen aiheuttamaan muutokseen toivat ostoreskontratyöntekijän kokemukset.
Tärkeimpiä havaintoja tutkimuksessa oli, että paperinen ostolaskuprosessi oli hidas ja monia manuaalisia työvaiheita sisältävä, kun taas sähköisessä ostolaskutusprosessissa automaattikirjaukset nopeuttivat laskujen käsittelyä. Sähköinen ostolasku soveltui isojen toimittajien lähettämien suurien laskumäärien vastaanottoon. Paperilaskujen vastaanottaminen mahdollisti pientoimittajien käyttämisen. Virheiden havaitseminen ja korjaaminen oli hankalampaa sähköisissä kuin paperisista laskuista. Ostolaskutuksen sähköistyminen muutti ostoreskontratyöntekijän toimenkuvaa enemmän valvonnan ja kontrolloinnin suuntaan ja vähensi manuaalisia kirjauksia ja rutiineja.
Sekä paperista että sähköisestä ostolaskutusprosessista löydettiin hyviä ja huonoja puolia. Paperisen ostolaskun käsittelyprosessi oli perinteinen eikä paperisen laskun uskottu tämän tutkimuksen mukaan katoavan. Ostoreskontratyöntekijät halusivat edelleen käsitellä paperia. Ostolaskutuksen uudet sähköiset menetelmät kuitenkin edellyttävät työntekijöitä uusien työtapojen oppimista.