Lakiassistenttipalvelun luominen assistentti- ja viestintätoimistolle

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda lakiassistenttipalvelu toimeksiantajayritys Avitas Oy:n käyttöön, sillä yritys pyrkii erikoistumaan lakitoimistojen asiantuntevaan palvelemiseen. Avitas tarjoaa muun muassa virtuaaliassistenttipalveluja asiakkailleen, ja tarkoituksena oli suunnitella vastaavanlainen palvelu lakitoimistoja varten. Vastaavanlaista, näin tarkasti tietylle kohderyhmälle rajattua palvelua ei tarjoa vielä mikään muu yritys.

Palvelua lähdettiin suunnittelemaan perehtymällä ensin teoriaan assistenttipalvelujen hankinnasta ja ulkoistamisesta sekä asianajoassistentin toimenkuvasta. Lisäksi oli perehdyttävä palvelujen tuotteistamiseen. Palvelun sisällön suunnittelussa apuna käytettiin asianajajille sekä lakitoimistoissa työskenteleville assistenteille kohdennettua teemahaastattelua. Palvelun suunnittelussa hyödynnettiin siis kvalitatiivista tutkimusta.

Tutkimustuloksista nousi selkeästi esiin muutamia assistentin työtehtäviä, joita olivat muun muassa asiakaspalvelu, asiakirjojen luonnostelu ja muokkaus sekä laskutus. Nämä esille nousseet työtehtävät huomioitiin palvelun suunnittelussa. Teemahaastatteluista selvisi myös, että assistentin työtehtävät vaihtelevat hyvin paljon eri lakitoimistojen välillä, jolloin tärkeää oli suunnitella palvelusta sellainen, että sitä pystyy tarvittaessa muokkaamaan asiakkaan omien toiveiden mukaiseksi. Tulokset vastasivat toimeksiantajan ennakko-odotuksia sekä aiempia kokemuksia siltä osin, että luottamusta pidetään assistenttipalvelujen ulkoistamisessa erittäin tärkeänä, ja kun kyseessä on lakiala, painottuvat assistentin luotettavuus sekä salassapito entisestään.

Lakiassistenttipalvelu suunniteltiin palvelun tuotteistamiseen liittyvän teorian pohjalta ja siihen sisältyi tutkimustuloksista saatu tieto. Lopputuloksena saatiin toimeksiantajan aiemmista palveluista poikkeava palvelukonsepti, johon toimeksiantaja oli erittäin tyytyväinen.

The purpose of thesis was to create a legal assistant service for Avitas Oy because the company aims at specializing in professional assistant services for law firms. Avitas provides among other things virtual assistant services for its clients and now the intention is to create a similar service for law firms. A similar service that is targeted so specifically is not provided by any other company.

Creating the service started by looking into the theory of procurement and outsourcing of assistant services and the job description of a legal assistant. It was also necessary to get acquainted with the theory of the productization of services. A theme interview for lawyers and assistants working at law firms was used when the content of the service was created. Thus, a qualitative research method was used when creating the service.

The results clearly showed some frequent tasks of an assistant, such as customer service, drafting and editing documents, and invoicing. These tasks were considered in creating the service. The theme interviews also showed that the tasks of an assistant are very variable between different law firms, so it was important to create a service that can be modified based on the customer’s demands. The results were in line with Avitas’s expectations; trust is considered very important when it comes to outsourcing the assistant services, and in the field of law, reliability and confidentiality are emphasized even more.

The legal assistant service was based on theory of productization and it included the information from the research results. As a result, the principal got a concept which was divergent from its other services, and the principal was very satisfied with it.