Henkilöstön osaamiskartoitus ja tiedon hyödyntäminen HR-järjestelmässä

Abstract

Tässä työssä tutkittiin osaamista ja sen hyödynnettävyyttä asiantuntijatyötä tekevässä yrityksessä. Työn lähtökohtana oli suorittaa henkilöstön osaamiskartoitus ja selvittää kuinka siitä saatua tietoa pystyttäisiin mahdollisimman kätevästi hyödyntämään yrityksen sisällä. Työ jakautui tutkimuskohtaisesti kahteen osioon; HR-järjestelmien vertailuun ja osaamis-kartoitukseen.

Pääpaino työssä painottui osaamiskartoituksen tekemiseen. Edellisestä koko henkilökunnan kattavasta osaamiskyselystä oli kulunut jo kymmenisen vuotta aikaa. Osaamiskartoitusta varten laadittiin kyselylomake, jonka pohjana käytettiin vanhan kyselyn tuloksia. Lomakkeen laadintaan käytettiin aikaa ja kyselyä muokattiin vastaamaan yrityksen tiedon tarvetta henkilöstön taidoista nykyisillä sekä tulevaisuudessa odotettavissa olevilla toimialoilla. Kysely toteutettiin Webropol-kyselynä sähköpostitse jaetun henkilökohtaisen linkin kautta. Kysely oli mahdollista täyttää osissa.

Kyselyn kautta saatiin muodostettua raakadata, joka julkaistiin excel-muotoisena taulukkona. Taulukon pivot-ominaisuudella saadaan helposti haettua erilaisia hakukriteereitä käyttäen tiedot, joita hyödynnetään projektien resurssoinnissa. Tulokset voidaan jatkossa myös siirtää HR-järjestelmään, mikäli sellainen tullaan hankkimaan.

Toinen työn tutkimusosio selvitti HR-järjestelmän hankintaa. Työn toimeksiantajalla ei ole tällä hetkellä käytössä yhtenäistä järjestelmää, jonka kautta henkilöstön osaamista, kehityskeskusteluja, toimenkuvia ja työnkuvien kehitystä pystyttäisiin seuraamaan. Tämäntapaisen tiedon hallintaan toivotaan yhtenäistä järjestelmää. Tämän työn puitteissa tehtiin selvitys, millaisia ominaisuuksia järjestelmältä toivotaan. Haluttuja ominaisuuksia selvitettiin sähköpostihaastattelulla yrityksen johtoryhmän henkilöiltä. Kolmea eri kaupallista järjestelmää vertailtiin internetistä saatavien tietojen perusteella mahdollisesti hankittavaksi järjestelmäksi.

This thesis is made for company which employees are all experts of their own field. The claim was made an inventory of competency and find out how to use that information easiest way for company´s best. The thesis also includes a section, where some commercial HR-systems is evaluated by company`s needs.

The competency inventory was made by a questionnaire, which based on old an inventory made ten years earlier. Questions were appraised, and some old disciplines were ruled out and some new added. Technical implement was made with Webropol-survey system. Everyone in the company´s stuff got a personal link by e-mail. The inventory was possible answered in parts.

Results were reported by excel form as in basic data and can be sorted by using characteristics of the program for the different needs of sales personnel or discipline managers. There is also possibility to implement results in HR-system, if company will decide to ob-tain one in some time soon.

Another part of the thesis, some research about HR-systems is done. Company already has in use ERP-system, but it doesn’t include modules for employee’s know-how´s -, CV´s - or education management. Those modules were found out to be the ones missing in current situation. The main needs of HR-system to the company are now narrowed down. This was made by interviewing company’s managers.