Treasury-järjestelmän hyödyntäminen maksuvalmiusennustamisessa, case Yritys X

Abstract

Tässä opinnäytetyössä arvioidaan Basware Finance -nimisen treasury-järjestelmän hyödyntämismahdollisuuksia energia-alan yrityksen, Yritys X:n vuositason maksuvalmiusennustamisessa. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää Yritys X:n nykyisen maksuvalmiusennustamisen prosessin kulku, päivä- ja vuositason aikajänteillä, sekä analysoida Basware Financen käyttöönoton mahdollisuutta vuosiennustamisen osalta. Aihetta lähestytään pureutumalla ensin päivä- ja vuositason prosesseihin sekä niihin olennaisesti linkittyviin tietojärjestelmiin. Tätä kautta luodaan katsaus myös Basware Financeen, mistä edetään analysoimaan sen hyödynnettävyyttä kuvatussa vuosiennustamisen prosessissa.

Luonteeltaan kyseessä on laadullinen tutkimus, joka toteutetaan asiantuntijahaastatteluiden sekä itsenäisen observoinnin pohjalta. Toteutan tutkimuksen haastattelemalla Yritys X:n ennustamisen parissa työskenteleviä asiantuntijoita sekä perehtymällä itsenäisesti Basware Financen toimintoihin ja ominaisuuksiin. Tutkimuksen perusteella päivätason ennustaminen on lähinnä kassanhallintaa muistuttavaa lyhyen aikavälin tulo- ja menovirtojen ennakoimista ja niihin varautumista. Vuosiennustamisen prosessi taas voidaan jakaa kolmeen selkeään vaiheeseen: ennusteiden laadinta kuukausitasolla, niiden kokoaminen vuosiennusteeksi sekä toteumatietojen ja ennusteiden kuukausittainen tarkastus.

Ennustamismenetelmät ovat todella monimutkaisia ja erilaisia tulo- ja menoeriä ennustetaan eri menetelmin. Pääasiassa ennustamisesta ovat vastuussa Controllerit. Olennaisimmat ennustamisen lähtökohdat ovat sääolot, markkinatilanne sekä nykyiset varastotasot. Sekä ennustamisessa että ennustetiedon lähteinä hyödynnetään useita eri tietojärjestelmiä. Itse Basware Finance on kokonaisuutena kohtalaisen kattava treasury-järjestelmä, joka mahdollistaa usean eri osa-alueen hallinnan.

Vaikka Basware Finance onkin kattava treasury-järjestelmä, eivät sen ominaisuudet sovellu täydellisesti pitkän aikavälin ennustamiseen. Järjestelmä on hiukan kankea ja soveltuu ominaisuuksiensa puolesta selkeämmin päivittäiseen ennustamiseen tai kassanhallintaan. Vuosiennusteen vieminen Financeen on kuitenkin mahdollista ja vaatii tiedonsiirtoliittymän rakentamista Financen ja IFS Applications -järjestelmän välille. Järkevin toteuttamistapa olisi viedä Excelillä laadittavat ennusteet jo olemassa olevan liittymän turvin Financeen ja hakea toteutuneet tiedot IFS-liittymän avulla. Uudistus vaikuttaisi joihinkin työntekijöihin työmäärää hiukan lisäävästi ja joihinkin taas sitä vähentävästi. Olennaisimmat uudistuksesta aiheutuvat hyödyt syntyvät tiedonsiirron automaatiosta, kun taas haitat liittyvät Financen puutteellisiin ominaisuuksiin. Johtopäätöksenä todetaan, ettei käyttöönottoa nykyisten tietojen perusteella ole kannattavaa toteuttaa. Päätös tehdään kuitenkin toimeksiantajayrityksessä, jossa päätöksen taustalla kannattaa pohtia tulevaisuuden tilannetta ja pitkän tähtäimen tavoitteita.