Laskutusprosessin tehostaminen järjestelmäintegraation avulla

Abstract

Tehokas laskutusprosessi on yritykselle kriittinen ja sen merkitys kasvaa edelleen laskumäärien kasvaessa. Tutkimuksen toimeksiantaja on oululainen IT-palveluyritys ja tavoitteena oli kehittää sovellus, joka integroi kaksi käytössä olevaa järjestelmää poistaen toistuvia vaiheita ja tehostaen prosessia.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin suunnittelutiedettä, joka pyrkii ratkaisemaan organisatorisen ongelman teknologia-vetoisella ratkaisulla – artefaktilla. Tiedonkeruu tehtiin sähköpostihaastatteluna henkilölle, joka vastaa toimeksiantajayrityksen laskutusprosessista. Näin saatiin kattava kuva prosessin nykyisestä tilasta. Yksityiskohtainen prosessikuvaus osoitti vaiheisiin sisältyvän paljon manuaalista työtä sekä toistuvia työvaiheita. Artefaktin kehitys aloitettiin vaatimusmäärittelyiden jälkeen syksyllä 2017.

Toimeksiantajayrityksen laskutusprosessi on monivaiheinen, ja kehitystyön alussa havaittiin, ettei kaikkia vaiheita voitaisi automatisoida. Automatisoitaviin vaiheisiin tuli kuitenkin verrattuna lähtötilanteeseen merkittäviä parannuksia. Sovellus kehitettiin käyttäen moderneja web-teknologioita, pääasiassa Node.js-sovellusalustaa ja Express-sovelluskehystä.

Tutkimus osoitti, että suhteellisen pienellä vaivannäöllä voidaan saavuttaa merkittäviä parannuksia. Tutkimuksessa myös havaittiin, että pilvipohjaiset järjestelmät voivat olla helppoja integroida REST-ohjelmointirajapintoja hyödyntävällä nk. väliohjelmistolla. Tutkimuksessa kehitetty sovellus pystyi automatisoimaan vain yhden osan monimutkaisesta prosessista, käytössä olleen rajapinnan puutteellisuuden vuoksi.

Effective billing process is critical to the business and its importance grows as more bills are sent. The study was assigned by an Oulu-based IT-service company, with the aim to develop an application that integrates two existing systems thus eliminating repetition and enhancing the process.

The research method used was design science, which aims to solve the organizational problem with a technology-based solution – an artifact. The person responsible for the invoicing process was interviewed by email, which provided a comprehensive picture of the current state of the process. A detailed description of the process showed that there were plenty of manual work and recurring phases. The development of the artifact started after the requirements specification was obtained from the client in autumn 2017.

The billing process in the client company is multi-stage, and at the beginning of the development it became clear that not all phases can be automated; however, those that can will be significantly enhanced. The application was developed using modern web technologies, mainly Node.js and Express.

The study showed that a relatively small amount of effort can achieve great benefits and that cloud-based systems can be easily integrated with middleware utilizing REST interfaces, although the developed application was able to automate only a small part of the complex process due to the lack of interface used.