Development and Documentation of Packing Instructions

Abstract

ABSTRACT

This final thesis is about developing globally understandable instructions for industrial use. The thesis is a response to the challenge given by Tamfelt PMC Corporation who needed singularly better clear and unquestionable packing instructions when starting North American deliveries from it’s China plant in Tianjin. The subject of the work was to develop, create, verify and implement new special packing instructions for Tamfelt’s plants in Finland and China.

The used instructions did not respond the need of globalizing production. The instructions were mainly printed copies in Finnish language. There was a flagrant need for multilingual instructions which have high information density yet providing the information needed in a glance.

The research done was qualitative and the subject was approached in context of value chain model, business processes and cultures. This thesis introduces an instruction model which utilizes the best present practices available in business, literature and standards. The conclusions made are well argued and thus qualified.

The work is also a summary from the relevant literature and standards regarding the instruction making and in that way it gathers the information needed for instruction making into one document.

Based on the work readers are able to find answers to questions like: how to create an instruction which is understood in other cultures, what was wrong with Michael Porter’s value chain model, how to run a development project if the client’s demands are changing constantly and how to make functional instructions fast by using only ordinary tools.

At the beginning the reader is provided with an overview to the paper machine clothing products. The multistage production process is explained as well as the packing as the last stage. The financial effect of functional instructions is also stated.

By using acknowledged methods of agile development and taking the latest all-round presentation software into its limits, clarity and amount of information was increased impressively with minimal costs. With help of the thesis the other special packing instructions for different market areas can be updated by utilizing the guidelines of this thesis.

TIIVISTELMÄ

Opinnäytetyö kertoo ohjeiden kehittämisestä maailmanlaajuisesti käytettäviksi. Opinnäytetyö tehtiin Tamfelt PMC Oy:lle korvaamaan vanhentuneet suomenkieliset pakkausohjeet uudella monikielisellä ohjemallilla. Selkeämpiä ohjeita tarvittiin Pohjois-Amerikan toimitusten alkaessa myös Kiinan Tianjinin tehtaalta. Työn aiheena oli kehittää, luoda, testata ja ottaa käyttöön uudet pakkausohjeet käytettäviksi Tamfelt PMC Oy:n tehtailla Suomessa ja Kiinassa.

Aiemmin käytetyt ohjeet eivät vastanneet globalisoituvan tuotannon tarpeita. Ohjeet olivat pääasiassa kirjallisia ohjeita suomen kielellä. Monikielisille ohjeille, jotka sisältäisivät paljon tietoa tarjoamalla samalla kaiken olennaisen tiedon yhdellä silmäyksellä, oli suuri tarve.

Tehty tutkimus on laadullinen ja aihetta on lähestytty arvoketjumallin, liiketoimintaprosessien ja kulttuurin viitekehysten kautta. Työ esittelee ohjemallin, joka on luotu parhaiden mallien ja käytänteiden avulla hyödyntäen liike-elämän tietoutta, kirjallisuutta ja standardeja. Tehdyt johtopäätökset on perusteltu ja ne ovat siten päteviä.

Työ on myös yhteenveto ohjeiden laatimiseen liittyvästä kirjallisuudesta ja standardeista ja siten kerää ohjeiden laatimiseen tarvittavan tiedon yksiin kansiin.

Lukijat löytävät työstä vastaukset muun muassa miten laatia ohjeen, joka ymmärretään myös vieraassa kulttuurissa, sekä mitä vikaa Michael Porterin arvoketjumallissa oli, kuinka viedä kehitysprojektia eteenpäin, kun asiakkaan vaatimukset muuttuvat jatkuvasti ja miten tehdä toimivat ohjeet nopeasti vain perusohjelmistoja käyttäen.

Työn alussa luodaan katsaus paperikonevaatetuksen tuotteisiin yleisellä tasolla, jonka jälkeen käydään läpi monivaiheinen valmistusprosessi, jonka viimeinen vaihe pakkaaminen on. Myös toimivien ohjeiden taloudellinen vaikutus on perusteltu.

Soveltamalla ketterän kehityksen tunnustettuja menetelmiä ja käyttämällä viimeisintä esitysgrafiikkaohjelmistoa sen äärirajoilla ohjeiden selkeys ja tiedon määrä nousivat merkittävästi pienin kustannuksin. Työn avulla muut pakkausohjeet eri markkina-alueille voidaan päivittää käyttämällä esitettyjä suosituksia.