Robotiikan hyödyntäminen palkanlaskennassa : Case: luottamustoimen palkkioiden maksaminen

Abstract

Tiivistelmä

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, miten luottamustoimen palkkioiden maksamisprosessia tulisi ja voitaisiin kehittää, jotta siinä voitaisiin päästä hyödyntämään ohjelmistorobotiikkaa eli RPA:ta. Opinnäytetyön taustalla on toimeksiantajayrityksen, KuntaPro Oy:n tarve saada tämä tieto hyvissä ajoin ennen robotiikan lanseeraamista tuotantoon. Ohjelmistorobotiikkaautomaation lisäksi voidaan nopeuttaa palkkasihteerien töitä käyttämällä tätä opinnäytetyötä ja sen tuloksia eräänlaisena pohjana sille, mitkä prosessit palkanlaskennassa ovat erityisen työllistäviä ja mahdollisia hoitaa automaattisesti. Opinnäytetyössä perehdytään ohjelmistorobotiikan historiaan, teoriaan ja mahdollisiin tulevaisuuden käytäntöihin oppi-van tekoälyn keinoin.

Opinnäytetyön johtopäätöksenä voidaan todeta, että luottamustoimen palkkioiden maksatusprosessi on eräs työläimmistä yksittäisistä proses-seista, joita palkkasihteerin työssä tulee eteen. Vaikka asiakkaan tämän hetkinen prosessi ei vastaa nykyisiä standardeja siitä, millaista lähtötason tietoa ohjelmistorobotiikkaa varten tulee tuottaa, on hyvä tehdä selvitystä siitä, kuinka paljon aikaa yksi verrattain pieni osa palvelutuotantoa vie. Tätä tietoa voidaan käyttää liiketoiminnan kehittämisessä, kun mietitään mihin tehtäviin ohjelmistorobotiikkaa olisi hyvä lähteä kehittämään ensim-mäisenä. Tutkimusmenetelmänä käytettiin osallistuvaa havainnointia, jossa tutkittavaa ongelmaa havainnointiin työn ohella, eli luottamustoi-men palkkioiden maksatusprosessin aikana. Tutkimuksen aikana selvisi, että nykyisessä prosessissa on paljon potentiaalia kehittämiselle ja tehostamiselle. Prosessi ei tällä hetkellä ole sellainen, joka tukee ohjelmistorobotiikan vaatimaa määrämuotoisuutta. Tutkimuksen tulokset ja tarkemmat johtopäätökset ovat vain toimeksiantajan käytössä.

Abstract

The purpose of this thesis is to determine how the payroll process for elected public officials can be improved by allowing the use of robotic process automation or RPA. The benefit for the client organization is to gain accurate data to determine whether the process is viable for RPA. In addition, this thesis can be the base on which to build a better process for pay-roll services in terms of elected public officials and in a broader sense to determine the processes which are applicable for RPA.

The study was conducted by observation in which the researcher partook in the actual work involved with payroll services. The conclusion of the re-search is that the current process is not suitable for robotic process automation in its current form. The documents produced by the customer are free of form and in many cases, require the expertise of an employee to determine the actual meaning of the document. However, the research concludes that there are simple steps which the client corporation KuntaPro Oy and its customers can take to further improve the current process for payroll services provided for elected public officials.