Laskutus ja perintä : käytännöt Vihdin kunnankirjastossa

Abstract

Vihdin kunnankirjaston kirjastoaineistojen perintää hoitaa kaksi eri perintätoimistoa, Lindorff Oy ja Taitoa Kuntaperintä Oy. Taitoa Kuntaperinnän kanssa yhteistyö alkoi 2016. Taitoa Kuntaperintä on kuntien omistama ja voittoa tavoittelematon yhtiö.

Tässä työssä tarkastellaan Vihdin kunnankirjaston kirjastoaineistojen laskutusta ja perintää. Kun kirjastoaineistoa ei palauta huomautuskirjeistä huolimatta, voidaan laskutus ulkoistaa perintätoimistolle. Tästä aiheutuu kuluja asiakkaalle sekä erilaisia toimenpiteitä kirjastolle.

Perintätoimistojen käyttöliittymät ovat erilaisia kuten myös raportit ja tilitykset poikkeavat toisistaan. Nämä lisäävät haastetta asioiden hoitamisessa. Kirjastojärjestelmän vaihdokset, eivät myöskään ole tuoneet helpotusta tilanteeseen. Uuden työntekijän perehdyttäminen osoittautui hankalaksi moninaisten erilaisten ulkoa muistettavien asioiden suhteen. Käytännön asioiden hoitamisen tueksi on tehty ohjekirja ja teoriaosuutta avataan tässä työssä.

Perintätoimiston kautta laskutetut kirjastoaineistot palautuvat pääsääntöisesti kirjastoon takaisin ja aineiston palauttaminen onkin kirjaston ensisijainen tavoite. Perinnässä on erilaisia lakeja ja säännöksiä, joita tulee noudattaa. Tärkeää onkin pysyä ajan tasalla niin lakien ja säännösten kanssa kuin myös laskutuksessa tapahtuvien muutosten kanssa, jotta asiakkaan lainausoikeus saadaan palautettua mahdollisimman pian.

Two separate collection agencies, Lindorff Ltd. and Taitoa Kuntaperintä Ltd., manage Vihti's munincipal library's debt collection. The library's cooperation with Taitoa Kuntaperintä Ltd. started in 2016. Taitoa Kuntaperintä Ltd. is a non-profit organization owned by multiple munincipalities.

In this piece, we review the billing and collection of libarary loans of Vihti's munincipal library. When borrowed books are not returned despite a letter of notice, can billing be outsourced to a collection company. This creates expenses to the client, as well as different measures for the library.

Interfaces of collection agencies vary, and reports and settlements also deviate from each other. This adds to the challenge of managing matters. Changes in the libarary's operating system have not made the situation any easier. The oriantation of a new employee turned out to be challenging for different matters required retaining complex in-formation. A manual has been compiled to help with managing practical matters, and the theoretical portion is explained in this piece of work.

Library loans charged through a collection company are generally returned to the library, and restoring all material is the main goal for the library. There are different laws and regulations that must be followed when it comes to debt collection. What is important, is keeping up with these laws and regulations, as well as changes in billing, so that the customers right to borrow from the library can be restored as soon as possible.