Tapahtumamarkkinoinnin kehittäminen ja tapahtuman uudistaminen – Case: Päijät-Hämeen Urheilugaala

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana on Lahdessa toimiva liikunnan aluejärjestö Päijät-Hämeen Liikunta ja Urheilu, joka toimii alueellaan liikunnan ja urheilun kokoavana voimana, yhteistyön rakentajana, palveluiden tuottajana sekä liikunnan ja urheilun etujen ajajana. PHLU:n jäseniä ovat seurat, kunnat ja muut yhteisöt. Opinnäytetyön aihe on tapahtumalle tehtävä kehittämistyö, jossa erityispiirteenä on järjestäjänä toimiva nonprofit- eli voittoa tavoittelematon – organisaatio.

Uudistettava tapahtuma on alueellinen urheilun ja liikunnan palkitsemisjuhla Päijät-Hämeen Urheilugaala, jonka keskeisenä tavoitteena on nostaa esiin alueen urheilijoita, urheilutekoja ja toimijoita ja sitä kautta lisätä urheilun arvoa ja näkyvyyttä Päijät-Hämeessä ja sen lähiympäristössä. Tapahtumaa on järjestetty jo vuodesta 2003 lähtien ja tapahtuma on saavuttanut vakituisen 100-150 asiakkaan kävijämäärän, mutta tapahtuma alkoi ajan kuluessa toistaa itseään ja näin ollen asiakaskunta pysyi muuttumattomana. Tutkimuksellisen kehittämistyön tavoitteena oli uudistaa ja kehittää tapahtumaa ja sen toimintamalleja. Kehittämistoimilla lisätään tapahtuman näkyvyyttä ja vaikuttavuutta maakunnassa sekä parannetaan tapahtuman laatua.

Tutkimuksellinen kehittämistyö alkoi syksyllä 2016 ja päättyi keväällä 2018. Prosessi sisältää kahden peräkkäisen vuoden tapahtuman suunnittelun, toteutuksen sekä tapahtuman jälkeen tehtävät jatkotoimenpiteet. Ensimmäisen vuoden pohjalta rajattiin tarkempi kehityskohde ja määriteltiin käytettävät menetelmät. Merkittävimpiä kehitystoimenpiteitä olivat tapahtumamarkkinoinnin ja -viestinnän toimintamallien kehittäminen, laadun parannus palautekyselyn avulla sekä uusien ideoiden tuottaminen ja kokeileminen tapahtumassa.

Tapahtuman asiakaskuntaa onnistuttiin kasvattamaan, sillä vuoden aikana osallistujamäärä kasvoi 41%. Palautekyselystä oli huomattavissa asiakassegmentin laajentuneen. Sosiaalisessa mediassa tapahtuma sai enemmän seuraajia, tykkääjiä ja mainintoja, joten tunnettavuus ja näkyvyys on lisääntynyt myös. Tapahtuman toimintaprosesseja uudistettiin ja luotiin työkaluja, joilla voidaan ylläpitää jatkuvaa kehittämistä. Toimeksiantajan puolelta ne koettiin toimiviksi ja hyviksi ja niitä pyritään toteuttamaan jatkossa.