Arkistoinnin digitalisointi akkreditoidussa genetiikan laboratoriossa

Abstract

Terveydenhuollossa sähköisten potilasasiakirjojen käyttö on jatkuvasti yleistymässä ja ne ovat korvaamassa perinteiset paperiasiakirjat. Tietoteknologian kehittäminen onkin ollut yksi sosiaali- ja terveysministeriön määrittelemistä terveydenhuoltotoimialan painopisteistä. Digitalisaatio koskee yhä enemmän myös toimintayksiköiden arkistoitavaa materiaalia. Terveydenhuollon sähköisessä toimintaympäristössä arkistointi on kiinteässä vuorovaikutuksessa potilastietojärjestelmiin, jolloin ne muodostavat hyvän toiminnallisen kokonaisuuden. Siirtymisellä perinteisistä paperi- ja kuva-arkistoista digitalisoituun arkistointiin tavoitellaan arkistointikustannusten säästöjä ja sujuvampia prosesseja.

Sähköinen arkisto on toteutettava siten, että tietojen käsittely tapahtuu kansallisten lakien, asetusten ja sosiaali- ja terveysministeriön antamien ohjeiden mukaisesti. Lainmukaisuuden lisäksi asiakastietojen käsittelyn tulee täyttää myös terveysalan eettiset vaatimukset. Viranomaisten potilastietojen säilytystä koskevat määräykset eivät riipu säilytystavasta, vaan samat ohjeet ja säädökset koskevat sekä paperilla että sähköisesti toteutettuja järjestelmiä.

Tämä kehittämisprojekti toteutettiin Tyks Lääketieteellisen genetiikan osastolla. Potilaskertomusten toimivamman käytön, paperiarkiston fyysisen tilantarpeen ja kustannustehokkaamman toiminnan vuoksi Lääketieteellisen genetiikan osasto on siirtymässä kohti paperitonta arkistoa. Kehittämisprojektin tarkoituksena on käytäntöä palvelevan asiakirjahallintajärjestelmän avulla säästää arkistointikustannuksissa ja arkistotilojen tarpeessa sekä mahdollistaa uudenlaisia toimintamalleja. Kehittämisprojektin lopputuotos on suunnitelma Tyks Lääketieteellisen genetiikan potilasasiakirjojen digitaalisesta pitkäaikaisarkistoinnista.

Kehittämisprojektin tutkimuksellinen osio koostui sekä kvalitatiivisesta että kvantitatiivisesta osasta. Kvalitatiivinen osuus toteutettiin asiantuntijoiden muodostamana fokusryhmäkeskusteluna, jonka tavoitteena oli selvittää laaditun arkistointiehdotelman kriteerien oikeellisuus. Kvantitatiivisella tutkimuksella selvitettiin arkistoitujen objektilasien analysointikelpoisuutta käyttäen tutkimusmenetelmänä strukturoitua observointia.

Kehittämisprojektin tulosten perusteella Tyks Lääketieteellisen genetiikan paperiset arkistot pystytään konvertoimaan digitaaliseen muotoon skannaamalla ja tallettamaan lainsäädännön velvoitteet täyttävään sähköiseen pitkäaikaisarkistojärjestelmään. OnBase-dokumentinhallintajärjestelmän avulla on mahdollista ratkaista moni osaston arkistointitarpeista sekä luoda käytäntöä palveleva asiakirjahallintajärjestelmä.

The use of electronic patient documents has become more common in health care and electronic documentaries are replacing traditional paper documents. The development of information technology has been one of the priorities of the health care defined by the Ministry of Social Affairs and Health. Digitalisation is increasingly concerned with the archived material of the operating units. In the electronic healthcare environment, archiving is interacting with patient information systems, making them a good functional entity. The transition from the traditional paper archives to the digital filing aims at savings of filing costs and more fluent processes.

The electronic archive must be implemented in such a way that the processing of data is carried out in accordance with national laws, regulations and the instructions issued by the Ministry of Social Affairs and Health. In addition to legality, the handling of customer data must also meet the ethical requirements of the health sector. The provisions governing the retention of patient data by the authorities do not depend on the storage method, the same instructions and regulations apply to both paper and electronic systems.

This development project was carried out in the Unit of Medical Genetics at Turku University Hospital. In consequence of cost-effective operation, more efficient use of patient records and the physical space requirement of a paper archive, the Unit of Medical Genetics is moving towards a paperless archiving. Aims of the development project are to save costs and space needed for archiving, as well as to enable new types of operating models that serve practice. The end product of the development project is a suggestion for an electronic filing system for the Unit of Medical Genetics.

The study of the development project consisted of both a qualitative and a quantitative part. The qualitative part was carried out as a focus group discussion by experts, with the aim of clarifying the validity of the criteria for the filing. Quantitative study investigated the eligibility of archived slides using structured observation as a research method.

Based on the study of the development project, the paper archives can be converted to digital format by scanning and depositing the electronic long-term archive system that meets the regulatory obligations. The OnBase Document Management System solves many of the unit´s archiving needs and creates a document management system that serves practice.