Toimeksiantojen läpimenoaikojen nopeuttaminen : Lean-filosofian mahdollisuuksia asiantuntijatyössä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää miksi läpimenoajat ovat pitkiä ja miksi niissä esiintyy jopa muutamasta päivästä yli vuoteen olevia vaihteluja. Läpimenoaika on olennaisimpia tuotannon tehokkuuden mittareita koska tekemisen ollessa sujuvaa, saadaan myös laskutusta. Myös Lean-filosofian käyttöönoton kannalta läpimenoaika on oleellinen. Osittain siksi tutkimus muodostui myös pienimuotoiseksi työtyytyväisyyden selvitykseksi tuotepäälliköiden osalta.

Tutkimus oli luonteeltaan kvalitatiivinen ja aineiston keräämiseksi käytettiin haastattelua ja verkkokyselyä. Haastattelut litteroitiin ja verkkokyselystä saatiin automaattisesti raportti. Tuloksia verrattiin toisiinsa ja niistä etsittiin yhtäläisyyksiä. Samalla tehtiin havaintoja joissa lopputuloksia ajatellen olisi mahdollisuuksia soveltaa Lean-työkaluja.

Tuloksista saatoimme havaita, että vastaajilla on kehittämishalukkuutta ja mielipiteetkin melko yhteneväisiä. Yrityksen sisäisiä tietojärjestelmiä kritisoitiin ja samoin oltiin tyytymättömiä työlääseen tulosdokumenttien tuottamiseen. Asiakkaiden toiminnasta johtuvien viivästysten koettiin olevan yksi suurimmista ongelmista läpimenoajan kannalta.

Mittaamisen vaikeudesta huolimatta löytyi selviä syitä läpimenoaikojen suureen vaihteluun. Hyvin varmasti voidaan sanoa, että tietotekniikan käytön kehittämisen avulla voidaan saavuttaa merkittäviä tuloksia. Vastaavasti asiakasta kannustavia toimenpiteitä lisäämällä sujuvoitettaisiin toimeksiantoja ja kun nämä yhdessä tehdään siten, että yritysjohto alkaa ajaa sisään Lean-filosofiaa, saadaan aikaan melkoinen loikka kilpailukyvyssä.

The aim of this thesis was to find out why lead times are so long and vary a lot. Lead-time is an essential factor in manufacturing industry. In so-called expert work or any kind of office work, it is not so obvious. When a company does different kind of paperwork for a customer and when the work includes much of reading standards and doing tests, the measuring of the lead-time is not so simple. In this work, some measurements were done despite known difficulties. During the progress of the work, it changed its nature also to well-being at work related to product managers.

The data were collected by interviewing Business Managers and through an e-questionnaire to product managers. The data were analyzed through thematic content analysis. Results showed that it is difficult to get documents and samples from cus-tomer synchronous and therefore the lead time will be prolonged. Internal problems in general are fragmented guidelines for how to produce documents and software platform which allows employees to enter data in different forms. Therefore more extensive automation of data processing is essential.

Both interviews brought out similar and expressions. If one would pick only two issues on the grounds of this research they would be data systems behind the scenes and spurs for customers to be more active with the documents and the samples.