Sähköisen ajanvarausjärjestelmän ja asiakasrekisterin kartoittaminen : case: Cityhair Oy

Abstract

Digitaalisen tietotekniikan jatkuvan kehityksen ja arvostuksen myötä, myös yrityksille on syntynyt tarve siirtyä sähköisiin järjestelmiin, pysyäkseen mukana kehityksen vauhdissa. Tämän opinnäytetyön toimeksiantona on sopivan sähköisen ajanvarausjärjestelmän ja asiakasrekisterin löytäminen Helsingin Cityhair Oy:lle, korvaamaan nykyisin liikkeessä käytössä oleva fyysinen ajanvarauskirja. Järjestelmähankinnan tavoitteena on tehostaa henkilökunnan ajankäyttöä ja toimintaa, ja mahdollistaa tietokantoihin pääsy etänä.

Opinnäytetyö toteutetaan selvitystyönä vertailemalla kauneudenhoitoalalle räätälöityjä ajanvaraus- ja asiakasrekisterijärjestelmiä sekä palveluntarjoajia. Järjestelmien arviointikriteerit perustuvat toimeksiantajalle tehdyn tarvekartoituksen tuloksena saatuihin ominaisuusvaatimuksiin, jotka ovat: ajanvarauskalenteri, automaattiset vahvistus- ja muistutusviestit, asiakasrekisteri, koulutus- ja tukipalvelu sekä pilvipalvelussa toimiva järjestelmä. Järjestelmävaihtoehtojen vertailussa käytetään apuna SWOT-analyysiä.

Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantaja saa vertailun kolmesta eri järjestelmävaihtoehdosta. Päätöksenteon tueksi toimeksiantajalle tehdään suositus sopivimmasta järjestelmästä. Toimeksiantaja saa myös tarvittavan tiedon laeista liittyen asiakasrekisterin perustamiseen. Järjestelmähankinta toteutetaan syksyllä, jolloin toimeksiantaja saa konkreettisen hyödyn tuloksista.

With the continuous development and appreciation of digital technology, companies have also begun to transfer to electronic systems to stay involved in the pace of development. The assignment of this thesis is to find a suitable online appointment system and customer register system for Helsinki Cityhair Oy, to replace the physical booking book that is currently in use. The aim of the system acquisition is to enhance the use of time and working methods of the staff and to allow access to the system remotely.

The thesis is carried out as a survey by benchmarking the appointment and customer register systems and service providers tailored to the beauty care sector. The evaluation criteria for the systems are based on the results of the needs analysis made with the client. Features required are: appointment calendar, automatic confirmation and reminder messages, customer register, support service, and cloud based system. SWOT analysis is used as a tool in comparing the system options.

As a result of the thesis, the client receives a comparison of three different system options. To support the client’s decision-making; a recommendation is made for the most feasible system for the client. The client also receives update information on the laws regarding the establishment of a customer register. The system will be acquired in the autumn, when the client gets concrete use from the results.