Tyks Kliinisen mikrobiologian PCR-prosessien arviointi ja kehittäminen : Lean-filosofiaa hyödyntäen

Abstract

Lean-filosofian hyödyntäminen organisaatioiden prosessien parantamisessa on osoittanut toimivuutensa niin kliinisessä laboratoriotoiminnassa kuin muuallakin terveydenhuollossa. Asiakaslähtöinen Lean-toimintastrategia, jossa tavoitellaan virtaustehokkaita ja resursseja oikein hyödyntäviä prosesseja, sopii erinomaisesti Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin arvoihin ja strategiaan.

Kehittämisprojektin tavoitteena oli kehittää yhtenäinen ja virtaustehokas laboratorioprosessi perinteisin menetelmin tehtäviin Tyks Kliinisen mikrobiologian laboratorion molekylaarisen diagnostiikan PCR-tutkimuksiin (PCR= polymeraasiketjureaktio). Tavoitteena oli paitsi yhdistää osastojen prosesseja, myös parantaa tutkimusten virtaustehokkuutta Lean-filosofiaa hyödyntäen, jolloin laboratoriotutkimusten vastaukset saavuttaisivat potilaan nopeammin kuin nykytilassa. Projektin tarkoituksena oli Lean-filosofian mukaisesti kuvata ja arvioida Tyks Kliinisen mikrobiologian laboratorion nykyisiä PCR-prosesseja, etsiä niissä olevia hukkatekijöitä ja luoda lopuksi tulevaisuuden visio Medisiina D-uudisrakennuksessa tehtävästä PCR-prosessista.

Kehittämisprojektin tutkimuksellisessa osuudessa kahden osaston PCR-laboratorioprosesseja mallinnettiin arvovirtakuvauksin VSM-työpajoissa (VSM= value stream mapping) sekä havainnoimalla. Prosessien kuvaamisen lisäksi nykytilaa havainnoitiin etsimällä prosesseista hukkatekijöitä, jotka laskevat laboratoriotutkimusten virtaustehokkuutta. Aineistonkeruun ja aineiston analysoinnin tuloksina muodostettiin nykytilan arvovirtakuvaukset, niistä johdetut laskennalliset parametrit sekä yhteenvedot PCR-prosesseissa havaitusta 45 hukkatekijästä. Tulokset osoittivat vaihtelun PCR-tutkimusten IR-TAT (In lab to reporting turnaround time) - läpimenoajoissa sekä prosessien virtaustehokkuuksissa.

Kehittämisprojektin päätuotoksena kehitettiin tulevaisuuden arvovirtakuvaus uudesta, vähemmän hukkaa sisältävästä yhtenäisestä ja virtaustehokkaammasta laboratorioprosessista. Tulevaisuuden arvovirtakuvauksessa tutkimusten IR-TAT-läpimenoaikojen lasku on parhaimmillaan 80 % ja joidenkin tutkimusten virtaustehokkuus kasvaa jopa 56 %. Lean-näkökulmasta potilaalle tuotetaan lisäarvoa aikaisemmin valmistuvina laboratoriotuloksina jotka mahdollistavat nopeamman hoitopäätöksen.

Uuden laboratorioprosessin käyttöönotto pyritään varmistamaan implementointisuunnitelmalla. Lean-filosofiassa keskeistä on jatkuva parantaminen, jonka vuoksi prosessien sujuvuutta ja niiden sisältämää hukkaa tulisi tarkastella säännöllisesti.

Lean Philosophy has been successfully used in clinical laboratories and in other healthcare settings to improve the processes. Lean is a quality and process improvement method that emphasizes consideration of the customer’s needs, employee involvement, and continuous improvement. Lean is a strategy that is aimed to increase productivity and to improve quality and patient care. Lean Philosophy suits perfectly for the values and the strategy of the Hospital District of Southwest Finland.

The aims of this thesis were to combine processes of two PCR-laboratory units and increase the efficiency of microbiology PCR-laboratory processes. The main goal was to provide PCR-laboratory results faster than in current state. The purpose of this development project was to perform current state value stream mapping of the process, identify the waste and finally create the vision of the future state value stream map.

The study of the project was carried out by VSM (value stream map) – workshops and by observation of the samples and the processes. The aim was to find variation, waste and other inefficient areas in current state. According to the results there are 45 waste factors in PCR-processes, which decrease the flow efficiency. The results were also shown, that there are lots of variation in IR-TAT (In lab to reporting) - turnaround times and in flow efficiency between the PCR-processes.

The vision for PCR-sample analysis process in a microbiological laboratory was created based on the results. In the future state value stream map IR-TAT- turnaround times will decrease even 80 % and flow efficiency is able to increase 56 %. Laboratory services in healthcare play a vital role in patient care. With a faster laboratory result, it is possible to provide more value for the patient.

Implementation plan was created to ensure that the future value stream map will be taken in use. In Lean practice, improvement is never finished. The next step after the implementation should be new current state value stream map performing and new waste observation.