Henkilöstön johtaminen muutosprosessissa

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli henkilöstön johtaminen muutosprosessissa. Case-organisaationa on yritys, jossa on tehty tietojärjestelmän muutosprosessi. Opinnäytetyön merkittävin tutkimusongelma: Mitä muutosjohtajan toimia voidaan pitää henkilöstön kannalta relevantteina muutosprosessissa? Muina tutkimusongelmina oli selvittää, mitkä tekijät vaikuttavat muutosprosessin onnistumiseen, ja millaisista muutostoimijoista yrityksen henkilöstö koostuu. Opinnäytetyön tietolähteinä on käytetty erilaisia kirjallisia ja Internet-aineistoja sekä henkilöstölle tehtyä kyselyä. Muutokset omassa työpaikassa nostavat herkästi tunteita pintaan. Muutokset ovat vaikeita ihmisille, koska hallinnan tunne puuttuu. Henkilöstön johtamisessa on tärkeää edistää kriittisen reflektion syntymistä, avointa viestintää, luottamuksen ylläpitämistä ja oikeanlaista tietoa. Opinnäytetyön empiirisessä osuudessa tarkastellaan henkilöstön kokemuksia jo tapahtuneesta muutosprosessista. Muutoksen onnistumista tutkittiin viestinnän, oppimisen ja tiedon kautta. Tutkimus toteutettiin kyselylomakkeen avulla, ja se oli tarjolla koko henkilöstölle. Lomakkeessa oli kaksi osiota, joista toisessa selvitettiin henkilökunnan näkemyksiä muutosprosessin onnistuneisuudesta, ja heillä oli mahdollisuus esittää kehitysehdotuksia. Jälkimmäisessä osiossa selvitettiin työyhteisön sisäisiä rooleja Myers-Briggs Type Indicator -mallin avulla (MBTI). Kohdeyrityksen henkilöstö koostui tutkimuksen mukaan suurimmaksi osaksi muutoksen loppuunsuorittajista. Tutkimus osoitti henkilöstön johtamisella muutosprosessissa olevan vaikutuksia muutosprosessin onnistuneisuuteen. Case-organisaatiolta puuttui selkeä muutosjohtaja. Tämä toi tilanteeseen epävarmuutta ja epäselvyyttä. Mahdollisissa seuraavissa muutosprosesseissa henkilökunnan muutoshalukkuutta voitaisiin parantaa palkkaamalla yrityksen ulkopuolelta muutosjohtaja muutoshankkeeseen, koska hän voisi keskittyä muutoksen edistämiseen ja henkilökunnan tukemiseen. On tärkeää selvittää henkilöstölle jo muutosta ennen muutoksen tarve ja tavoite. Lisäksi henkilöstö toivoi enemmän tiedottamista ja keskusteluja ennen varsinaisia päätöksiä muutoksen tulemisesta. Henkilöstö kaipaa myös enemmän selkeyttä muutosprosessin tehtävän jakoihin ja työnkuviin.

The main purpose of this thesis was to study the leading of personnel during alteration process. Case organization was an enterprise in which there was alteration process of information system. The main question was which activities of the leader are relevant from personnel point of view in alteration process. Other questions are which factors benefit successful alteration process and which kind of persons there are in personnel during alteration process. Sources for this thesis are variety of literary, electronic sources in Internet and questionnaire for the personnel of the case organization. Work place renovations can often bring up strong emotions among personnel. Alterations can often be seen as a threat because individuals may feel they cannot control the situation. The most important factors of successful leadership are to improve critical reflection, open communication and relevant information. This thesis begins with the theoretical examining of personnel and leadership in alteration. The empirical part of this study deals with personnel's experience of how successful communication, learning new and information of situation was during alteration process. Questionnaire was available to all personnel of enterprise. Questionnaire included two sections. In first section the focus was on how successful the alteration process was from the personnel's point of view and their ideas of improvement for future. Second section focused on different roles of personnel in alteration process. This was done using the Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) model. Most of personnel consisted people, who finish off alteration process. This study showed that the leadership of personnel plays a great role in successful change process. Following processes could be improved by employing leader especially for change process. Focusing on promotion of change and supporting the personnel would benefit everyone. It is highly important that personnel is informed why the change is taking place and which goals are going to be achieved through it. Personnel hoped for more information and more open communication before actual decisions of changes take place. They also wanted more clarity of job assignments and descriptions.