Achieving competitive advantage by developing contract management? : a case study

Abstract

In this thesis the object of research was case company’s contract management operation. The current contract management practices were studied in order to find development possibilities through which competitive advantage could be achieved. The research questions were: What kind of development possibilities there are in target company´s contract management operation? How could the discovered development opportunities improve company’s performance?

The objects of the study included the available information in company´s internal network e.g. contract management process description, Code of Conduct and General Terms and Conditions. Based on a literature review, the concept of contract management and available development tools such as proactive contracting, visualization and artificial intelligence were introduced.

The research method used to evaluate the contractual operations was a qualitative case study. Theme interviews were carried out for the company's Group Legal Counsel, Sales Director, Director for Sourcing and Supply Quality and staff members of Sales and Sourcing departments. Through these interviews important findings about the process and its bottlenecks were received.

Based on the research it was discovered that the case company´s contract management can be developed by increased local legal support and training, utilizing possibilities offered by the contract management system and by renewing contract management process i.a. through comprehensive management and harmonization of practices.

As a conclusion it can be stated that by utilizing the above mentioned findings, the case company can develop its contract management to be more effective and of better quality. Achieving competitive advantage would require creation of a unique concept. This concept would be different from what competitors have and superior in the eyes of a customer. Due to the great difference both in contract objects and content, it can be seen that the competitive advantage is created case by case through proactive contracting, trust and strong legal know-how.

Tämän opinnäytetyön kohteena oli kohdeyrityksen sopimustenhallinta. Tarkoituksena oli löytää kehitysmahdollisuuksia, joiden avulla saavutettaisiin kilpailuetua. Tutkimuskysymykset olivat:

Millaisia kehittämismahdollisuuksia on kohdeyrityksen sopimushallinnassa? Miten tutkimuksen perusteella löydetyt mahdollisuudet voisivat parantaa yrityksen suoritusta?

Tutkimuksen kohteena olivat yrityksen intranetissä saatavilla olevat tiedot esim. sopimushallinnan prosessinkuvaus, toimintaohjeet ja yleiset ehdot. Kirjallisuuteen perustuen tutkimuksessa esitellään sopimushallinnan konsepti ja saatavilla olevaa tietoa sopimustoiminnan kehittämiseen liittyvistä työkaluista esim. ennakoiva sopiminen, visualisointi ja tekoäly.

Sopimustoimintaan liittyvien toimintojen tutkimiseen käytetty tapa oli laadullinen tapaustutkimus. Teemahaastatteluihin osallistuivat kohdeyrityksen Group Legal Counsel, Sales Director, Director, Sourcing and Supply Quality sekä myynnin ja oston henkilöstöä. Näistä haastatteluista saatiin tärkeää tietoa sopimustenhallintaprosessista ja sen pullonkauloista.

Tutkimuksen perusteella havaittiin, että kohdeyrityksen sopimustenhallintaa voidaan kehittää lisäämällä paikallista oikeudellista tukea, kouluttamalla henkilöstöä, hyödyntämällä sopimustenhallintajärjestelmän tarjoamia mahdollisuuksia sekä uudistamalla sopimustenhallintaprosessia mm. kokonaisvaltaisen hallinnan ja toimintojen yhtenäistämisen kautta.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että edellä mainittuja löydöksiä hyödyntämällä kohdeyritys voi kehittää sopimustenhallintaansa tehokkaampaan ja laadukkaampaan suuntaan. Kilpailuedun saavuttaminen sopimustenhallinnan kautta edellyttäisi ainutlaatuisen, kilpailijoista poikkeavan ja asiakkaan silmissä ylivertaisen konseptin luomista. Koska sopimusten kohteissa ja sisällössä on suurta eroavaisuutta, voidaan nähdä, että kilpailuetu luodaan tapauskohtaisesti ennakoivan sopimisen, luottamuksen ja vahvan oikeudellisen tietotaidon keinoin.