Ulosoton kehittyvät tietojärjestelmät mukana valtionhallinnon digitalisaatiossa

Abstract

Digitalisaation kehittymisen myötä avautuu uusia sähköisiä kanavia ihmisten arkipäivän toiminnoille. Kansalaisten viranomaisasiointi muuttuu väistämättä paperikirjeistä sähköiseen asiointiin. Koko kansalle suunnattu asiointitapa edellyttää prossessin yhtenäistämistä ja yhteisten tietojärjestelmien hyödyntämistä. Sähköinen asiointi mahdollistaa sen, ettei asiakkaan tarvitse matkustaa viranomaisen luo, vaan hän voi hoitaa asioinnin jonottamatta, kotikoneelta, hänelle parhaiten sopivaan vuorokaudenaikaan. Digitalisaatiossa on myös negatiivisiä piirteitä, sillä kaikki kansalaiset eivät hallitse tietotekniikkaa vaikka haluaisivatkin, myös ikääntyminen ja erityisryhmät on otettava huomioon, jotta kansalaisten oikeusturva toteutuisi.

Opinnäytetyössä selvitettiin kuinka valtionhallinnon ja ulosoton tietojärjestelmien kehittäminen on keskeisessä roolissa matkalla kohti sähköistä asiointia ja digitalisaatiota. Kehittämisen tuloksena on mahdollista saavuttaa suuriakin kustannussäästöjä valtionhallinnossa. Se vaatii palvelujen parantamista ja tehokkuutta, mutta myös kansalaisen oikeutta valita haluamansa asiointikanava. Tekninen kehittyminen ja valtion budjetin kiristyspaineet vaativat muutoksia lainsäädäntöömme. Muutosta tarvitaan koko ajan, näin ollen kehittämisessä ei saa jäädä hidastelemaan, vaan reagoinnin on oltava hyvin nopeaa. Koska muutos koetaan lähes poikkeuksetta uhkaavana, tulee muutoksen eteenpäin viemisen olla jatkuvaa ja hallittua sopeuttamista muutokseen.

Ulosoton rakenneuudistuksen myötä kehitetään myös nyt käytettävissä olevia tietojärjestelmiä. Ulosoton tietojärjestelmän kehittämisessä on tärkeää huomioida käyttäjien kokemukset, tämän vuoksi opinnäytetyössä kartoitettiin kyselyllä kihlakunnanulosottomiesten WebUljaan käyttökokemuksia ja asenteita. Kihlakunnanulosottomiehille suunnatun kyselyn vastausten perusteella WebUljas ei ainakaan vielä ole saavuttanut kovin suurta käyttäjämäärää kihlakunnanulosottomiehissä. Kyselystä saatiin kattavasti tietoa, että miten WebUljasta tulisi kehittää, että siitä tulisi entistä tehokkaampi työväline. Kyselyssä tuli myös ilmi, että käyttäjät tarvitsisivat selkeän käyttöoppaan. Osana tätä opinnäytetyötä laadittiin WebUljas käyttöpas kihlakunnanulosottomiehille.

Through the ongoing digitization process, new electronic channels open up to people's everyday activities in several frameworks. Also citizen’s communication with the authorities will inevitably change from papers to electronic services. However, the new digital paradigm requires harmonization of these common information systems within the public administration. Electronic services enable the customer to conduct their business without prior notice from home to the most suitable time for them in 24-hour period without reaching the authorities face-to-face. Digitization also has negative features. Not all citizens have access to information technology even they would like to, and the legal protection of elderly people and certain other minority groups have to be taken into account.

The purpose of this thesis was to find out how the development of state administration information systems is a key factor in state digitization process. As a result of the digitization, it is possible to achieve a great deal of cost savings in public administration. It also requires improvement and efficiency of services, but also the citizen's right to choose the desired channel of communication with the authorities. Technical development and tighter pressures on state budgets require also updating the legislation. Changes are required all the time, so the challenges of the change must be tackled. The change itself is often viewed as a threat, so the transition process must be continous and the target groups of the change must be heard.

As part of the state reorganizational process in state execution office, existing information systems are also being developed. During the development process of the information systems, it is important to take into account the experiences of the users. This thesis researched with a stuctured web survey the experiences and attitudes of civil servants towards Web Uljas-application. The survey provided comprehensively information on how WebUljas should be developed to become a more efficient tool for its users.The questionnaire also revealed that users would need a clear users manual, as part of this thesis was created a WebUljas manual for the civil servants.