Itselaskutuksen ongelmat ja kehittämiskohteet

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoite oli selvittää itselaskutuksen keskeisiä ongelmia ja kehittämiskohteita toimeksiantoyrityksen näkökulmasta. Opinnäytetyön tarkoituksena oli lisätä omaa tietoa liittyen itselaskutukseen, mutta suurimmaksi tarkoitukseksi muodostui hyöty toimeksiantoyritykselle. Työn aihe koettiin erittäin ajankohtaiseksi ja hyödylliseksi, sekä jopa hieman haastavaksi. Toimeksiantajana opinnäytetyölle toimi Yritys X.

Tutkimuksen luonne oli tutkimuksellinen kehittämistyö, jossa tutkittiin erilaisia itselaskutuksen ongelmia ja pyrittiin löytämään niille ratkaisuja. Tutkimusmenetelmänä opinnäytetyössä käytettiin teemahaastattelua, jonka avulla saatiin kartoitettua hyvin itselaskutuksen erilaisia ongelmia, sekä erilaisten prosessien toimintaa. Haastatteluihin valittiin neljä toimeksiantoyrityksen työntekijää, jotka ovat olleet paljon tekemisissä itselaskutuksen ja sen prosessien kanssa. Lisäksi opinnäytetyössä hyödynnetiin osallistuvaa havainnointia sekä omaa käytännön kokemusta laskutuksesta.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa kerrottiin ensin yleisesti taloushallinnosta ja sen digitalisoitumisesta. Digitalisoituneen taloushallinnon tärkeimmät tekijät ovat järjestelmät, jotta taloushallinto toimii oikein. Suurimmassa osassa digitalisoitumista ovat toiminnanohjausjärjestelmät, eli ERP-järjestelmät, jotka kattavat melkein koko yrityksen toiminnan. Tämän jälkeen kerrottiin teoriapohjalta ostoreskontrasta ja sen tarkoituksesta yrityksissä. Ostoreskontraan kuuluu kaikki yrityksen ostolaskut, joita voidaan vastaanottaa ja luoda yritykseen monin eri tavoin, esimerkiksi verkkolaskuina, paperilaskuina tai itselaskutuksena.

Itse tutkimusosassa kerrottiin toimeksiantoyrityksestä ja heidän käyttämistään järjestelmistä, kuten SAP, Basware sekä yrityksen oma materiaalijärjestelmä. Haastatteluiden pohjalta päästiin varsinaiseen tutkimusongelmaan, eli itselaskutuksen ongelmiin. Haastatteluiden avulla saatiin hyvin kartoitettua ongelmat sekä se, mistä ongelmat lopulta syntyvät itselaskutuksessa. Lopuksi voitiin todeta, että itselaskutukseen liittyy paljon erilaisia ongelmia ja nämä ongelmat johtuvat sekä järjestelmien käyttäjistä että itse järjestelmistä. Yhdeksi ongelmaksi havaittiin myös toimeksiantoyrityksen asiakkaat, jotka eivät tienneet iselaskutuksen tarkoitusta ja sen helppoutta. Kaikkien tulosten ja kehittämisideoiden pohjalta toimeksiantoyrityksen on helpompi ymmärtää ja auttaa työntekijöitään toimimaan oikein itselaskutuksen kanssa, jotta manuaalinen työ vähenisi ja itselaskutus alkaisi toimimaan odotetusti.

The purpose of this thesis was to clarify the main problems and development targets of self-billing from the sponsors point of view. The purpose of this thesis was to add knowledge concerning self-billing, but the main purpose formed to be the benefit for the sponsor. The subject of this thesis was considered beneficial and present, but also challenging. The sponsor for this thesis was Company X.

The nature of this research was investigational development, that investigated problems concerning self-billing and the aim was to find solutions for these problems. Research method used in this thesis was theme-centered interview, which made it possible to survey different problems with self-billing and the functions of different processes. Four employees of the sponsor were chosen for the interview, and each of them have previous experience in self-billing and its processes. Moreover, committed observation and practical experience in billing was utilized in this thesis.

The first theory part of this thesis contains theoretical information about financial management, its digitalization and the importance of the system which allows the digital and electrical financial management function. ERP-systems have a big role in digitalization and they cover most of the sponsors functions. In this thesis is included theory about purchase ledger and its purpose in companies. Purchase ledger includes all the companys purchase invoices, and these invoices can be received and created for the company in many ways, for example e-invoice, paper invoice or self-billing.

The research part of this thesis contains informations about the sponsor and the systems they are using: SAP, Basware and the sponsors own material control application. The research problem itself, issues with self-billing, was reached based on the interviews. Based on the interviews it was possible to survey the problems and how the problems in self-billing are generated. Lastly, establishing the many different problems with self-billing and stating that the problems are caused by both the users of the system and the system itself. In addition, one problem identified in the research were the customers of the sponsor, who were not aware of the purpose and the easiness of self-billing. Based on all the results and development ideas the sponsor can understand and help its employees to operate with self-billing, in order to reduce manual work and make self-billing function the way it should.