Ostolaskuprosessin muutos toiminnanohjausjärjestelmän myötä: Case Cimcorp Oy

Abstract

Opinnäytetyössä selvitettiin miten Cimcorp Oy:n perinteinen ostolaskuprosessi digitalisoitui yhtiön uudistettua toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmänsä. Kokonaisvaltaisesta muutoksesta johtuen digitaalista ostolaskuprosessia tuli tarkastella ostosta maksuun. Ostolaskuprosessin digitalisoimisella pyrittiin nopeuttamaan ja vähentämään ylimääräisiä ja manuaalisia työvaiheita, sekä vapauttamaan resursseja muihin toimiin.

Cimcorp Oy toivoi opinnäytetyön kasvattavan ymmärrystä tapahtuneesta muutoksesta, sekä kuvaamaan vanha ja uusi ostolaskuprosessi. Tutkimus suoritettiin tapaustutkimuksena kesän 2016 – kevään 2018 aikana. Tutkimusmenetelminä käytettiin pääasiassa havainnointia ja haastattelua eli kvalitatiivisia menetelmiä, joista koostettua aineistoa tukemaan hankittiin myös kvantitatiivista aineistoa.

Aihetta lähestyttiin digitaalisen taloushallinnon ja ostolaskuprosessin keskeisten käsitteiden ja teorian kautta, joiden perustana on käytetty alan kirjallisuutta, säädöksiä ja lakia. Havainnoinnista ja haastatteluista muodostettiin käsitys, kuinka Cimcorp Oy:n perinteinen ja digitaalinen ostolaskuprosessi erosivat toisistaan, sekä kuinka suuresta muutoksesta oli kyse.

Johtopäätöksissä havaittiin, että ostolaskuprosessin digitalisoitumisesta syntyneet merkittävimmät muutokset olivat ostolaskujen sähköistyminen, laskujen käsittelyprosessin automatisoituminen ja prosessin nopeutuminen. Cimcorp Oy:n digitaaliseen ostolaskuprosessiin tarvittavia henkilöstöresurssejakin saatiin supistettua ERP-järjestelmän tuomien muutosten seurauksena.

The purpose of this thesis was to study how the purchase invoice process has evolved after Cimcorp Oy adopted a new ERP-system. Due to this major change the whole process of a digital purchase invoice was to be examined. The aim of digitalizing the purchase invoice process was to speed up and reduce manual work and also to free recourses to other activities.

Cimcorp Oy was hoping the thesis to increase the knowledge towards the change and to describe the old and new purchase invoice process. The study was conducted from summer 2016 to spring 2018. The study methods were mainly qualitative with inter-views and observations. It also used quantitative methods to support the main study.

The subject was approached through essential concepts and theory of digital financial administration and purchase invoice process based on relevant literature, regulations and laws. Observations and interviews were used to form an impression about how the Cimcorp Oy’s traditional and digital purchase invoice process differed from each other and how major the change has been.

In the conclusions it was noted that the most significant changes in the digitalization of the purchase invoice process were the purchase invoice turning electronical, in-voice process being automatized and faster than before. Also the need for human re-sources has been reduced at Cimcorp Oy after adopting the new ERP-system.